Dokumentenverlust
Papierdokumente sind anfällig für Verlust oder Schäden, wie Wasser, Feuer oder Manipulation. Wichtige Informationen könnten unwiederbringlich verschwinden – digital abgespeichert kann nichts mehr verloren gehen.
Komplexe Aufbewahrungsfristen
Gesetzliche Vorgaben zur Archivierung bedeuten, dass Dokumente oft viele Jahre sicher gelagert werden müssen. Digital archiviert, wird die Verwaltung nicht nur einfacher, sondern auch übersichtlicher.
Platzverschwendung und langes Suchen
Regale voller Aktenordner nehmen Platz weg und die Suche kostet viel Zeit. Digitale Dokumente sparen nicht nur Raum, sondern vereinfachen auch die Suche nach den richtigen Unterlagen.
Risiken der analogen Welt
Scanservice
Scanservice für Unternehmen mit kleinem oder mittleren Dokumentenvolumen
Mit unserem Scanservice Ihre Akten, Ordner und Dokumente professionell digitalisieren lassen – für Unterlagen bis DIN A3. Die Verarbeitung erfolgt dabei ausschließlich datenschutzkonform in deutschen Scanzentren.
High-End-Farbscans (300 dpi, PDF/A) mit Texterkennung
Bereitstellung per Download-Link
Optional mit Archivierung im Anschluss
Ihre Vorteile auf einem Blick
Qualitätszertifiziert
nach DIN 9001, TR-RESISCAN konform, erfüllt alle Anforderungen der DSGVO
Vollständig protokolliert
Systemgesteuerte Prozessschritte mit unserer Software SF Touch
Persönliche Projektleitung
Eine feste Ansprechperson während des gesamten Projekts
Professionelle Digitalisierung
Wir übernehmen den gesamten Digitalisierungsprozess für Sie: den kontrollierten Eingang der Unterlagen bei uns , die Vorbereitung (wie das Entheften und Entklammern), das Scannen aller Seiten, die Qualitätssicherung und die Aufbereitung für die Übergabe.
Mit professionellen Produktionsscannern digitalisieren wir Dokumente in den Formaten bis A3 (keine Broschüren und Bücher). Optional scannen wir auch Pläne bis A0.
Standardmäßig erfolgt der Scan als Duplex-Farbscan mit 300 dpi und wird als PDF/A-Datei geliefert – ideal für die revisionssichere Archivierung. Dabei wird jede Akte (z. B. Ordner) als eine zusammenhängende Datei gescannt.
Alle Bearbeitungsschritte werden durch unsere Software SF Touch dokumentiert. Dabei werden unter anderem Bearbeitungszeiten, technische Parameter sowie die Verarbeitung jeder einzelnen Seite protokolliert.
Dadurch gewährleisten wir höchste Qualität und eine vollständige Nachvollziehbarkeit des gesamten Digitalisierungsprozesses.
Die Benennung der Dateien erfolgt nach unserem Standard und werden automatisch nach Datum, Uhrzeit und einer fortlaufenden Nummer benannt, nach dem Muster: Jahr_Monat_Tag_Stunde_Minute_Sekunde_0000
Auf Wunsch vergeben wir individuelle Dateinamen nach Ihren Vorgaben, beispielsweise etwa basierend auf dem Ordnerrücken, Aktendeckel oder einem Deckblatt – sodass eine strukturierte und nachvollziehbare Ablage und ein schnelles Wiederfinden gewährleistet ist.
Dadurch lassen sich Ihre Dokumente später deutlich einfacher organisieren und wiederfinden.
Anlieferung oder Transport
Sie liefern Ihre Dokumente nach vorheriger Terminvereinbarung in geeigneter Verpackung in unserem Scanzentrum an.
Gerne stellen wir Ihnen für einen Versand stabile Transportboxen inklusive Sicherheitssiegel und Versandetiketten zur Verfügung. Sie versenden die von Ihnen gepackten Transportboxen mit einem Paketdienstleister Ihrer Wahl.
Je nach PLZ-Gebiet holen wir Ihre Unterlagen mit unserem eigenen Fahrdienst direkt bei Ihnen ab oder die von Ihnen gepackten und versiegelten Boxen werden per genehmigtem Subunternehmer in unser Scanzentrum gebracht.
Übergabe & Weiterverarbeitung
Die Dokumenten-Übergabe erfolgt über einen passwortgeschützten Download-Link. Die erzeugten PDF/A-Dateien können unmittelbar weiterverarbeitet oder in bestehende Dokumentenmanagementsysteme übernommen werden.
Ihre Originalunterlagen vernichten sicher und DSGVO konform.
Wenn Sie Ihre Originalunterlagen zurückerhalten möchten, liefern wir diese selbstverständlich an Sie zurück.
Die Seiten werden dabei lose in die jeweilige Akte eingelegt und mit einem Gummiband fixiert. Ein erneutes Einheften, Klammern und Einsortieren gehört nicht zum Standardumfang. Die Rücksendung erfolgt in der Verpackung Ihrer Anlieferung. Versandkosten berechnen wir nach dem tatsächlich entstandenen Aufwand.
Auf Wunsch archivieren wir Ihre Dokumente direkt in unserer Cloudlösung SF Archiv.
Dadurch stehen Ihre Unterlagen unmittelbar digital zur Verfügung und können zentral verwaltet, durchsucht und weiterverarbeitet werden.
So läuft Ihre Digitalisierung ab
Vom Transport bis zur digitalen Übergabe — jeder Schritt ist systemgesteuert und protokolliert.
So läuft Ihre Digitalisierung ab
Professionelle Digitalisierung
Wir entheften und entklammern Ihre Unterlagen und bereiten sie für den Scan vor. Mit unseren Produktionsscannern digitalisieren wir Dokumente bis A3. Standardmäßig erfolgt der Scan als Duplex-Farbscan mit 300 dpi und wird als PDF/A-Datei geliefert. Jede Akte wird dabei als zusammenhängende Datei erfasst.
Die Benennung der Dateien erfolgt nach unserem Standard und werden automatisch nach Datum, Uhrzeit und einer fortlaufenden Nummer benannt, nach dem Muster:
Jahr_Monat_Tag_Stunde_Minute_Sekunde_0000
Auf Wunsch vergeben wir individuelle Dateinamen nach Ihren Vorgaben, beispielsweise etwa basierend auf dem Ordnerrücken, Aktendeckel oder einem Deckblatt – sodass eine strukturierte und nachvollziehbare Ablage und ein schnelles Wiederfinden gewährleistet ist.
Anlieferung oder Transport
Sie liefern Ihre Dokumente nach vorheriger Terminvereinbarung in geeigneter Verpackung in unserem Scanzentrum an.
Gerne stellen wir Ihnen für einen Versand stabile Transportboxen inklusive Sicherheitssiegel und Versandetiketten zur Verfügung. Sie versenden die von Ihnen gepackten Transportboxen mit einem Paketdienstleister Ihrer Wahl.
Je nach PLZ-Gebiet holen wir Ihre Unterlagen mit unserem eigenen Fahrdienst direkt bei Ihnen ab oder die von Ihnen gepackten und versiegelten Boxen werden per genehmigtem Subunternehmer in unser Scanzentrum gebracht.
Übergabe & Weiterverarbeitung
Die Dokumenten-Übergabe erfolgt über einen passwortgeschützten Download-Link. Ihre digitalen Dateien können direkt weiterverarbeitet oder in Ihr bestehendes DMS übernommen werden. Ihre Originalunterlagen vernichten wir im Anschluss sicher und DSGVO konform.
Wenn Sie Ihre Originalunterlagen zurückerhalten möchten, liefern wir diese selbstverständlich an Sie zurück. Die Seiten werden dabei lose in die jeweilige Akte eingelegt und mit einem Gummiband fixiert. Ein erneutes Einheften, Klammern und Einsortieren gehört nicht zum Standardumfang. Die Rücksendung erfolgt in der Verpackung Ihrer Anlieferung. Versandkosten berechnen wir nach dem tatsächlich entstandenen Aufwand.
Auf Wunsch archivieren wir Ihre Dokumente direkt in unserer Cloudlösung SF Archiv.
Dadurch stehen Ihre Unterlagen unmittelbar digital zur Verfügung und können zentral verwaltet, durchsucht und weiterverarbeitet werden.
Unsere Scanservice Tarife
BASIC
inklusive 5 Aktenordner gemäß Ihrer Anforderung
jeder weitere Ordner 39,- € netto
199,- € netto
Vorbereitung der Dokumente für den Scan
Eingangskontrolle der von Ihnen angelieferten Aktenordner. Alle Dokumente werden entheftet, entklammert, aus Folien genommen und ggf. vorsortiert.
Produktionsplanung
Rüstzeit der Maschinen und Systeme nach Ihren Anforderungen, inklusive Produktionszeit.
Qualitätssicherung
Die Scans werden auf Vollständigkeit und Qualität geprüft, Leerseiten werden entfernt und Seiten in Leserichtung gedreht.
Aufbereitung für die Übergabe
Bereitstellung der Daten und Rücksendung der Originale (exklusive Porto/Versandkosten).
INDIVIDUAL
auf Anfrage
Enthält alle Leistungen des Basic-Pakets (Vorbereitung, Produktionsplanung, Qualitätssicherung, Aufbereitung) und ist individuell erweiterbar.
Großformatscan
Pläne, Zeichnungen und Dokumente bis A0 professionell digitalisieren.
Individuelle Dateibenennung
Benennung der gescannten Dateien nach Ihren Vorgaben, z.B. nach Aktenzeichen, Vorgang oder nach Erfassung von Metadaten.
Besondere Anforderungen
Sie benötigen eine spezielle Lösung? Wir passen unseren Digitalisierungsprozess flexibel an Ihre Anforderungen an.
Alles sicher und digtal archivieren – mit unserer Dokumenten Cloud
Ihre Dokumente sind nun digital, aber haben Sie auch schon die Möglichkeit digitale Dokumente zu arbeiten? Mit unserer Dokumenten Cloud SF Archiv können Sie Ihre Dokumente zentral verwalten, durchsuchen, weiterverarbeiten und mit Kolleginnen und Kollegen teilen. Buchen Sie unser SF Archiv dazu und testen Sie einen Monat kostenfrei!
Häufige Fragen unserer Kunden
Unser Scanservice richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen mit überschaubaren Dokumentenmengen – von einzelnen Aktenordnern bis zu kompletten kleineren Beständen
Bereits ab 2–3 Aktenordnern digitalisieren wir für Sie – bis zu ca. 20–30 Ordner. Geht es um sehr große Archivbestände oder kilometerlange Aktenschränke, informieren Sie sich gerne über unsere Massendigitalisierung.
Wir digitalisieren alle Unterlagen bis DIN A0, inklusive Pläne und Zeichnungen (ausgenommen Bücher und Broschüren).
Ja. Im Standardtarif erhalten Sie Ihre Originale lose zurück. Möchten Sie sie wieder abgeheftet und geordnet zurückerhalten, ist das im Individualtarif buchbar.
Im Tarif Standard werden die PDF-Dateien automatisch nach Datum, Uhrzeit und einer fortlaufenden Nummer benannt, nach dem Muster:
Jahr_Monat_Tag_Stunde_Minute_Sekunde_0000.
Eine individuelle Dateibenennung ist im Individualtarif möglich. Beispielsweise basierend auf die Benennung auf dem Ordnerrücken, Aktendeckel oder einem Deckblatt.
Ja, dank OCR-Texterkennung sind alle gescannten Dokumente als durchsuchbare PDFs verfügbar.
Standardmäßig senden wir Ihre Original-Dokumente nach dem Scan zurück. Auf Wunsch bieten wir optional auch eine DSGVO-konforme, datenschutzgerechte Vernichtung an.
Ja, die Erfassung von Metadaten (z. B. Aktenzeichen, Rechnungsnummer, Datum) ist im Individualtarif buchbar – und zwar auf zwei Wegen: entweder erfassen wir die Metadaten bereits während des Scanvorgangs für Sie, oder Sie tragen sie selbst nach, sobald die Dokumente im Cloud-Archiv bereitstehen.
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Sieht ihr Aktenarchiv so aus?
Dann wird es Zeit, Ihre Papierakten sicher und effizient zu digitalisieren. Wir übernehmen den gesamten Prozess – von der Abholung bis zum fertigen digitalen Archiv.
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