Steuerkanzleien
Ein zentraler Scanprozess – für Papier und digitale Belege
In vielen Kanzleien fallen täglich große Mengen an Belegen an – auf Papier und digital. Die ScanSchleuse ist ein zentraler Scanplatz, an dem Belege strukturiert erfasst werden.
Zentraler Scanplatz für hohe Belegmengen
Sehr einfache Bedienung – ohne, dass Fachkräfte zum Einsatz kommen müssen
Papier- und E-Mail-Belege in einem gemeinsamen Prozess
Haben Sie auch noch diese Probleme bei der Belegerfassung direkt in der Kanzlei? Wir haben die Lösung!
Mandanten bringen ihre Unterlagen weiterhin in Papierform vorbei, andere senden Dokumente per E-Mail. Für die Kanzlei heißt das: scannen, Daten abtippen und ständig zwischen physischen Ordnern, digitalen Postfächern und DATEV wechseln. Ein Prozess, der Zeit kostet und unnötig Ressourcen bindet.
Unsere Lösung: Mit der ScanSchleuse werden alle Belege an einem Ort zusammengeführt: Papierbelege werden gesammelt und gescannt und E-Mail-Anhänge können gezielt in die SF Touch Software übernommen werden.
Beide Dokumentenarten werden strukturiert erfasst und an die DATEV übertragen.
Und so funktioniert's:
Vom Papier zur digitalen Kanzlei in zwei Schritten
Belege vereinheitlichen – egal ob Papier oder digital
Mandanten reichen ihre Unterlagen auf verschiedenen Wegen ein. Papierbelege werden mit dem Scanner der ScanSchleuse erfasst und digitale Dokumente, wie E-Mail Anhänge, können dort übernommen werden. Am Ende dieses Schritts sind alle Belege digital und strukturiert verfügbar.
Einheitlich digital in DATEV arbeiten
Sobald alle Unterlagen digital vorliegen, stehen sie gesammelt in DATEV Meine Steuern oder DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Für die Kanzlei spielt es keine Rolle mehr, ob die Belege ursprünglich auf Papier oder digital eingereicht wurden – der gesamte Bearbeitungsprozess ist durchgängig digital. Der gesamte Bearbeitungsprozess kann nun durchgängig digital und ohne Medienbruch bearbeitet werden.
Ihre Vorteile im Überblick
Unsere Lösungen sind darauf ausgelegt, Belege in Kanzleien klar zu strukturieren, Mitarbeitende zu entlasten und die Übergabe an das DATEV Rechenzentrum unkompliziert in den Arbeitsalltag zu integrieren.
Schnelle Verarbeitung großer Belegmengen
Klar definierter Erfassungsprozess
Strukturierte DATEV-Übergabe
Entlastung manueller Routinen
Technische Highlights
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Erstellt leistungsstarke Dokumente mit außergewöhnlicher Bildqualität für DATEV-Anwendungen mit OCR und KI
Belegerfassung mit direkter Anbindung an DATEV Meine Steuern
Belegerfassung mit direkter Anbindung an DATEV Unternehmen Online
Belegerfassung mit direkter Anbindung an DATEV Personalakte
Belegerfassung mit direkter Anbindung an DATEV DMS
Schnittstelle zu DATEV Dokumentenkorb (Arbeitsplatz)
Software Assurance mit Release-Bereitstellung
Remote-Support bei Software-Störung inklusive
Häufige Fragen unserer Kunden
Die ScanSchleuse ist ein zentraler Scan-Arbeitsplatz für Steuerkanzleien. Sie vereint Scanner, Touch-Arbeitsplatz und Software, um Papierbelege und digitale Dokumente an einem Ort zu erfassen und direkt an DATEV zu übergeben.
Die ScanSchleuse ist ideal für Steuerkanzleien, die Mandantenunterlagen zentral erfassen möchten – unabhängig davon, ob Belege auf Papier, per E-Mail oder als PDF eingehen. Sie eignet sich sowohl für kleine Kanzleien als auch für größere Teams.
Mit der ScanSchleuse lassen sich Papierbelege wie Rechnungen, Kassenbons oder Verträge ebenso erfassen wie digitale Dokumente, z. B. PDF-Dateien oder E-Mail-Anhänge. Alle Unterlagen werden vereinheitlicht und strukturiert verarbeitet.
Die Übergabe gescannter Belege nach DATEV Belege online (DATEV-Cloud-Service zu DATEV Unternehmen online) erfolgt aktuell über den DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen.
Im Gegensatz zu SF Belo verarbeitet die ScanSchleuse nicht nur Papierbelege, sondern auch digital eingehende Dokumente wie E-Mail-Anhänge oder PDFs. So werden alle Unterlagen – unabhängig vom Eingangskanal – in einem einheitlichen Prozess zusammengeführt.
Ja. Die Touch-Oberfläche der ScanSchleuse ist bewusst intuitiv gestaltet. Dadurch können auch Mitarbeitende ohne steuerliches Fachwissen die Belegerfassung sicher und effizient übernehmen.
Ein zentraler Scan-Arbeitsplatz sorgt für klare Abläufe in der Kanzlei. Belege werden einheitlich erfasst, Medienbrüche vermieden und die Zusammenarbeit im Team vereinfacht. Gleichzeitig steigt die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Belegerfassung.
Einfach Scannen
Gemischte Belege und unterschiedliche Formate und komplette Stapel werden in einem Durchgang digital erfasst.
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alle Belegarten & Formate
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komplette Belegstapel in einem Scanlauf
Direkt an DATEV & DMS übergeben
Die fertig zugeordneten Belege werden ohne Umwege übergeben.
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Übergabe an DATEV Meine Steuern
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Ablage im DATEV Dokumentenkorb / Arbeitsplatz
In drei Schritten zur papierlosen Steuererklärung
Ein zentraler Scanarbeitsplatz für Ihre Kanzlei
Hochleistungsscanner
Der Hochleistungsscanner erfasst Dokumente zuverlässig und ohne Papierstau. Egal, ob dünne Kassenbelege, farbige Unterlagen oder dickere Papiere. Zusätzlich können auch Dokumente über den integrierten Flachbettscanner verarbeitet werden, z. B. Ausweise oder Urkunden.
Monitor mit Rechner und Touchoberfläche
Nicht nur ein Monitor – hier steckt ein kompletter Rechner dahinter, kombiniert mit einer intuitiven Touchoberfläche. So lassen sich die Scanprozesse schnell und einfach steuern. Der Monitor ist flexibel dreh- und neigbar, sodass er optimal an die Arbeitsgewohnheiten angepasst werden kann.
SF Touch Software
Die Software bildet das Herzstück der ScanSchleuse: Sie führt Papierbelege und digitale Dokumente zusammen, erfasst sie und übergibt sie an DATEV. Dank intuitiver Benutzeroberfläche können auch Mitarbeitende ohne spezielle Fachkenntnisse die Software sicher bedienen.
