Verfahrensdokumentation verstehen – und für sich nutzen
- Yvonne Sawatzki
- 15. Okt. 2025
- 5 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 29. Okt. 2025
Wer digital arbeitet, braucht nicht nur Technik, sondern vor allem Struktur.
Eine Verfahrensdokumentation sorgt dafür, dass Abläufe nachvollziehbar und rechtssicher bleiben – egal ob bei der Belegablage, dem ersetzenden Scannen oder der digitalen Archivierung.
"Verfahrensdokumentation" erklärt
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Dokumente und Daten verarbeitet werden – von der Entstehung über die Verarbeitung bis zur Speicherung oder Löschung. Sie dokumentiert also, wer was wann, wie und womit macht.
Im Kern beantwortet sie diese Fragen:
Welche Prozesse gibt es?
Welche Systeme und Werkzeuge werden eingesetzt?
Wer ist verantwortlich?
Wie wird sichergestellt, dass Daten unverändert und sicher bleiben?
Kurz gesagt:
Die Verfahrensdokumentation ist das Handbuch der digitalen Abläufe – und damit die Basis für Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit. |
Ziele und Vorteile einer Verfahrensdokumentation
Das Ziel der Verfahrensdokumentation ist es, Abläufe zu strukturieren und die Nachvollziehbarkeit in den Prozessen der Buchhaltung zu sichern. So wird die Betriebsprüfung vereinfacht und unterstützt, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden können.
Bereich | Vorteil |
Betriebsprüfung | Klare Nachweise, weniger Rückfragen, sichere Prüfungen |
Prozessoptimierung | Abläufe werden sichtbar, Schwachstellen erkannt |
Qualitätsmanagement | Einheitliche Arbeitsweise, bessere Nachvollziehbarkeit |
Haftungsrisiken | Rechtssicherheit bei Fehlern oder Streitfällen |
IT & Datenschutz | Transparente Systeme, sichere Datenverwaltung |
Wissensmanagement | Neue Mitarbeitende verstehen Prozesse schneller |
Mitarbeiterführung | Klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten |
Wann ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?
Eine Verfahrensdokumentation ist für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht – unabhängig von Größe oder Branche. Sie muss immer dann erstellt werden, wenn Belege oder Buchführungsdaten erfasst, verarbeitet oder aufbewahrt werden. Das gilt also nicht nur für große Betriebe, sondern auch für kleine Unternehmen, Selbstständige oder öffentliche Einrichtungen.
Mit der Verfahrensdokumentation wird festgehalten, wie Belege entstehen, verarbeitet und gespeichert werden und welche Systeme oder Programme dabei im Einsatz sind. Damit soll sichergestellt werden, dass alle Abläufe für eine Betriebsprüfung nachvollziehbar sind. Fehlt diese Dokumentation, kann das Finanzamt Nachfragen stellen oder die Buchführung sogar beanstanden.
Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?
Wer Buch führen oder bestimmte Unterlagen aufbewahren muss, braucht auch eine Verfahrensdokumentation. Die GoBD schreibt vor, dass diese Dokumentation übersichtlich und vollständig sein muss, damit Außenstehende den Ablauf jederzeit nachvollziehen können. Also ist jeder Unternehmer oder Selbstständiger verpflichtet so eine Dokumentation zu führen.
Inhalte einer Verfahrensdokumentation
Eine vollständige Verfahrensdokumentation nach GoBD gliedert sich in verschiedene Teilbereiche, die zusammen ein vollständiges Bild über die Organisation, Abläufe und Systeme eines Unternehmens ergeben. Sie zeigt, wie steuerrelevante Daten entstehen, verarbeitet, gespeichert und gesichert werden – und macht diese Prozesse für Dritte nachvollziehbar.
Systemdokumentation
Die Systemdokumentation beschreibt die technische Infrastruktur eines Unternehmens. Sie listet die eingesetzte Hard- und Software auf, erläutert Systemarchitekturen und Schnittstellen und dokumentiert, wie Daten gespeichert und gesichert werden. Auch Informationen zur Datensicherung, Zugriffssteuerung und zu ausgelagerten Cloud-Diensten gehören hier hinein.
Interne Prüfmechanismen
Dieser Abschnitt zeigt, wie interne Kontrollen organisiert sind, um die Ordnungsmäßigkeit der Abläufe zu gewährleisten. Dazu zählen Freigabeprozesse, Stichprobenprüfungen, Plausibilitätskontrollen und die regelmäßige Überprüfung der Datenqualität.
Historie & Änderungsverfolgung
Die Verfahrensdokumentation muss jederzeit nachvollziehbar sein. Deshalb werden Änderungen und Aktualisierungen versioniert und dokumentiert. So lässt sich zu jedem Zeitpunkt erkennen, wann Prozesse angepasst wurden und welche Auswirkungen diese Änderungen hatten.
Verantwortliche Person
Hier werden die zuständigen Personen oder Rollen benannt, die für Pflege, Prüfung und Aktualisierung der Verfahrensdokumentation verantwortlich sind. Das sorgt für klare Zuständigkeiten und stellt sicher, dass die Dokumentation dauerhaft gepflegt wird.
Geräte & Software
Neben der Systemdokumentation werden auch die konkret eingesetzten Geräte, Anwendungen und Tools aufgelistet, die in den beschriebenen Prozessen verwendet werden. Dazu gehören Scanner, ERP-Systeme, DMS-Lösungen oder Buchhaltungssoftware.
Prozessbeschreibung
Herzstück der Verfahrensdokumentation ist die Beschreibung der einzelnen Geschäftsprozesse – etwa Belegeingang, Digitalisierung, Archivierung oder Kassenführung. Sie zeigt, wer welche Aufgaben übernimmt, welche Systeme eingesetzt werden und wie die Datenflüsse organisiert sind.
Datensicherung
Abschließend beschreibt die Verfahrensdokumentation, wie Daten geschützt und gesichert werden. Dazu gehören Backup-Strategien, Wiederherstellungsverfahren und Maßnahmen gegen Verlust, Manipulation oder unbefugten Zugriff.
Diese Bestandteile sorgen gemeinsam dafür, dass ein Unternehmen GoBD-konform arbeitet und jederzeit gegenüber der Finanzverwaltung nachweisen kann, dass alle digitalen Prozesse nachvollziehbar, vollständig und revisionssicher dokumentiert sind.
3 Arten einer Verfahrensdokumentation
1._Verfahrensdokumentation zur Belegablage
Diese Dokumentation regelt die strukturierte und sichere Ablage von Belegen im Unternehmen. Sie beschreibt den gesamten Prozess von der Entstehung eines Belegs bis zu seiner Ablage und Archivierung.
Wichtige Inhalte sind:
wie und auf welchen Wegen Belege ins Unternehmen gelangen,
wer für die Bearbeitung und Ablage zuständig ist,
welches System zur Ablage verwendet wird,
und wie Belege vor Verlust oder unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Auch die Schnittstellen zur Steuerberatungskanzlei sind Teil der Beschreibung, um einen reibungslosen Austausch sicherzustellen.
2._Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen
Beim ersetzenden Scannen werden Papierbelege rechtssicher digitalisiert, sodass die Originale anschließend vernichtet werden dürfen.Diese Verfahrensdokumentation beschreibt die technischen und organisatorischen Abläufe, um die Anforderungen nach § 147 Abs. 2 AO zu erfüllen.
Dazu gehören:
die Vorbereitung und Digitalisierung der Belege,
die Qualitätssicherung und Protokollierung des Scanvorgangs,
die sichere Aufbewahrung der digitalen Kopien,
sowie die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Prozesse.
Wichtige Ausnahmen:
Einige Dokumente dürfen trotz Digitalisierung nicht vernichtet werden, z. B.:
Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen
notariell beurkundete Verträge
Zollbelege, Wertpapiere und Vollmachten
Diese Unterlagen besitzen eine besondere Beweiskraft und rechtliche Relevanz und müssen deshalb im Original aufbewahrt werden. Auch bei Umsatzsteuererstattungen im EU-Ausland kann die Vorlage von Originalen verlangt werden.
3._Verfahrensdokumentation zur Kassenführung
Die Verfahrensdokumentation zur Kassenführung dient dem Nachweis, dass die Kassenprozesse ordnungsgemäß und manipulationssicher gestaltet sind. Sie umfasst sämtliche internen Abläufe, technischen Systeme und Schutzmaßnahmen rund um die Kassenführung.
Dazu gehören:
Kassieranweisungen und organisatorische Abläufe,
technische Dokumentationen von Hard- und Software,
Bedienungsanleitungen,
sowie Zugriffs- und Sicherheitsregelungen.
Gerade in bargeldintensiven Betrieben ist diese Dokumentation besonders wichtig, um bei Betriebsprüfungen die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung belegen zu können.
Erstellung einer Verfahrensdokumentation – Schritt für Schritt
Eine gute Verfahrensdokumentation muss verständlich, aktuell und prüfbar sein und die tatsächlichen Abläufe abbilden.
1. Prozesse erfassen
Welche Dokumente gibt es? Wie gelangen sie ins System?
2. Verantwortlichkeiten festlegen
Wer scannt, prüft, archiviert – und wer darf löschen?
3. Systeme dokumentieren
Welche Software, Scanner und Speicherorte werden genutzt?
4. Kontrollen und Sicherheit
Wie wird verhindert, dass Daten verändert oder verloren werden?
5. Pflege und Aktualisierung
Wie werden Änderungen an Prozessen oder Technik dokumentiert?
Praktische Tipps für die Umsetzung
Eine gute Verfahrensdokumentation muss nicht kompliziert sein – wichtig ist, dass sie verständlich, vollständig und aktuell ist. Die folgenden Tipps helfen bei der effizienten Erstellung und Pflege:
Mit einer Vorlage starten: Nutzen Sie vorhandene Musterverfahrensdokumentationen als Basis und passen Sie diese an Ihre Prozesse an.
Prozesse genau kennen: Erfassen Sie alle relevanten Abläufe – von der Datenerfassung über die Verarbeitung bis zur Archivierung.
Klar und verständlich formulieren: Beschreiben Sie Vorgänge in einfacher Sprache und vermeiden Sie unnötigen Fachjargon.
Auf das Wesentliche fokussieren: Dokumentieren Sie nur, was für die Nachvollziehbarkeit und Prüfung tatsächlich relevant ist.
Vorhandene Unterlagen einbeziehen: Arbeitsanweisungen, Handbücher und IT-Beschreibungen können direkt integriert oder referenziert werden.
Abläufe visualisieren: Setzen Sie auf Prozessdiagramme, Screenshots oder Ablaufskizzen, um Strukturen greifbarer zu machen.
Mitarbeitende einbeziehen: Die besten Informationen kommen aus der Praxis – holen Sie Feedback von denjenigen ein, die täglich mit den Prozessen arbeiten.
Regelmäßig aktualisieren: Eine Verfahrensdokumentation ist ein „lebendes“ Dokument. Prüfen Sie sie mindestens jährlich und bei System- oder Prozessänderungen.
Externe Unterstützung nutzen: Bei rechtlichen oder technischen Fragen kann eine fachkundige Beratung helfen, Stolperfallen zu vermeiden.
Digitale Unterstützung mit SF Touch und SF Archiv
Mit SF Touch lassen sich viele Schritte der Verfahrensdokumentation automatisieren.Die Software erzeugt beim Scannen automatisch strukturierte Protokolle, die direkt in die Verfahrensdokumentation integriert werden können. TR-RESISCAN-konform und revisionssicher.
In Kombination mit SF Archiv entsteht ein durchgängiger, rechtskonformer Prozess – von der Erfassung über die Verarbeitung bis zur sicheren, langfristigen Aufbewahrung.
Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern rund um das Thema der Verfahrensdokumentation und zeigen Ihnen, wie Sie sie einfach umsetzen können.
Haftungsausschluss
Die Inhalte der Artikel sind als unverbindliche Informationen und Hinweise zu verstehen. Die Scanfabrik KG übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit der Angaben.
