Aufbewahrungsfristen in der Kommunalverwaltung
- Yvonne Sawatzki
- 10. Juli
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 28. Juli
Ob Bauakten, Steuerunterlagen oder Personalakten: In der öffentlichen Verwaltung entstehen täglich neue Dokumente. Aber wie lange müssen diese eigentlich aufbewahrt werden – und was droht bei Verstößen? Dieser Beitrag liefert einen kompakten Überblick über die wichtigsten Aufbewahrungsfristen im kommunalen Bereich.
Warum sind Aufbewahrungsfristen so wichtig?
Aufbewahrungsfristen regeln, wie lange Verwaltungsdokumente gesetzlich verfügbar bleiben müssen. Sie dienen der Rechtssicherheit, Transparenz und Kontrollmöglichkeit – für Verwaltung, Bürger und externe Prüfer gleichermaßen.
Aber: Wer Dokumente zu lange aufbewahrt, gefährdet den Datenschutz. Wer sie zu früh vernichtet, riskiert rechtliche Konsequenzen. Die Balance ist entscheidend – und die Regeln komplex.
Wann beginnen Aufbewahrungsfristen?
Die meisten Fristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde.
Beispiel: Wird ein Vertrag im Juni 2024 geschlossen, startet die Frist am 31.12.2024. Das bedeutet: Die tatsächliche Aufbewahrungszeit kann faktisch fast ein Jahr länger dauern als gedacht.
Original, Kopie oder Scan – was gilt?
Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden – sowohl Papier als auch digital. Sie müssen dabei vor Feuer, Wasser, Feuchtigkeit und unbefugtem Zugriff geschützt sein.
In bestimmten Fällen ist jedoch auch eine bildliche Wiedergabe (z. B. ein qualifizierter Scan) zulässig – sofern dieser den Anforderungen an Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Lesbarkeit genügt. Hierfür ist ein normgerechter Digitalisierungsprozess erforderlich, z. B. TR-RESISCAN-konform.
Auch digitale Unterlagen sind aufbewahrungspflichtig
Die gesetzlichen Fristen gelten nicht nur für Papierdokumente, sondern auch für:
E-Mails
elektronische Rechnungen
digitale Formulare
DMS-Archivdaten
Datenbanken
Diese müssen revisionssicher, vollständig und unveränderbar archiviert sein – am besten in einem professionellen Dokumentenmanagement-System (DMS).
Welche Fristen gelten – und wie lange?
Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach Art, Inhalt und Zweck der Unterlagen. Viele Fristen sind in Gesetzen oder Verwaltungsvorschriften geregelt, andere ergeben sich aus Erfahrungswerten oder besonderen Anforderungen im Einzelfall.
Typische Fristen im Überblick:
Häufig anzutreffende Aufbewahrungszeiträume:
10 Jahre: z. B. für viele Buchführungsunterlagen, Rechnungen, Kassenanweisungen, Vermögensverzeichnisse
5–6 Jahre: z. B. für Beihilfeunterlagen, Lohnkonten, Erstattungen, Versorgungsakten
3 Jahre: z. B. für erledigte Quittungen, interne Bescheide, bestimmte Registerunterlagen
1 Jahr: für Hilfsunterlagen, die nicht prüfungsrelevant sind
Abweichungen & längere Fristen:
Je nach Sachverhalt, Bundesland oder Verwaltungseinheit können deutlich längere Fristen gelten – insbesondere bei:
Bauakten, Umweltunterlagen oder Vergabeunterlagen
medizinischen oder gesundheitsbezogenen Akten (z. B. bis zu 30 oder 40 Jahre)
Vormundschafts- und Jugendamtsakten (teilweise bis zu 70 Jahre)
Wichtig: Manche Unterlagen müssen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zunächst dem zuständigen Archiv angeboten werden, bevor sie vernichtet werden dürfen.
Nach der Aufbewahrungspflicht folgt die Löschpflicht
Sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen, besteht in vielen Fällen eine Löschpflicht – vor allem bei personenbezogenen Daten (gemäß DSGVO). Das bedeutet:
Nicht länger aufbewahren als nötig
Keine „Vorratshaltung auf Verdacht“
Aktive Steuerung von Löschung oder Übergabe an ein Archiv
Wichtig: Löschen betrifft digitale und analoge Daten gleichermaßen:
Digitale Unterlagen müssen unwiderruflich gelöscht werden, inkl. aller Backups.
Papierdokumente sind datenschutzgerecht zu vernichten – z. B. mit Aktenvernichter (DIN 66399, Sicherheitsstufe P-3 oder höher) oder über zertifizierte Dienstleister.
Wer dies versäumt, riskiert Bußgelder oder Reputationsschäden. Ein modernes DMS kann helfen, Löschfristen automatisch zu überwachen und rechtssicher umzusetzen.
Digitalisierung als Lösung
Aufbewahrungs- und Löschpflichten lassen sich viel besser digital steuern. Wer digitalisiert, profitiert von:
Automatisierten Fristüberwachungen
Zugriffsschutz und Versionierungen
Protokollierbarkeit für interne oder externe Prüfungen
Einfachem Löschmanagement nach Ablauf der Fristen
Für kommunale Verwaltungen bietet ein professioneller Scanservice die Möglichkeit, Altakten gesetzeskonform zu digitalisieren – inklusive rechtssicherer Verfahrensdokumentation.
Wir beraten Sie gerne und bieten die passende Lösung
Aufbewahrungsfristen sind komplex – besonders in kommunalen Strukturen mit zahlreichen Dokumententypen und gesetzlichen Vorgaben.
Dokumenten-Digitalisierung nach gesetzlichen Standards (z. B. TR-RESISCAN)
Ideal für Altakten, die langfristig digital vorgehalten werden müssen. Erfahren Sie hier mehr über unseren Scanservice oder den digitalen Posteingang.
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