TR RESISCAN – die Richtlinie für rechtssicheres Scannen
- Yvonne Sawatzki
- 21. Juli
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 28. Okt.
Wer Dokumente rechtskonform digitalisieren und anschließend vernichten will, hört schnell vom „ersetzenden Scannen“. Doch wie stellt man sicher, dass dieser Vorgang rechtlich sauber dokumentiert ist? Genau hier setzt die TR RESISCAN an – die technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Sie beschreibt, wie ersetzendes Scannen im Detail ablaufen soll.
In diesem Beitrag erklären wir, was die TR RESISCAN ist, wofür sie steht und wann sie sinnvoll ist.
Was ist die TR RESISCAN?
TR RESISCAN steht für „Technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen“ (TR-03138) und stammt vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik).
Sie ist kein Gesetz, sondern ein Standard, der:
Behörden und Unternehmen eine rechtssichere Orientierung bietet
Anforderungen an Technik, Organisation und Dokumentation konkretisiert
Ziel ist, den Beweiswert digitaler Dokumente zu sichern – auch wenn das Original vernichtet wurde.
Was regelt die TR RESISCAN genau?
Die Richtlinie beschreibt:
Ablauf eines sicheren Scanprozesses
Anforderungen an Scanner, Software und Mitarbeiter
Regeln für die Verfahrensdokumentation
Umgang mit Originalen und deren Vernichtung
Qualitätssicherung und Prüfverfahren
Einsatz von Transfervermerken oder Signaturen (optional)
Sie gibt eine Checkliste, wie man ersetzendes Scannen sicher, dokumentiert und nachprüfbar aufsetzt.
Ist TR RESISCAN Pflicht?
Die TR RESISCAN ist grundsätzlich freiwillig – sie ist keine gesetzliche Pflicht.Aber: In bestimmten Bereichen – vor allem in der öffentlichen Verwaltung – kann sie faktisch verpflichtend werden, z. B.:
durch interne Verwaltungsvorschriften,
spezifische Anforderungen von Landesarchiven,
oder Auflagen in Ausschreibungen.
Sie ist besonders relevant, wenn:
Papierdokumente vernichtet werden sollen,
der Beweiswert digitaler Unterlagen erhalten bleiben muss,
oder eine Prüfung durch Datenschutz- oder Aufsichtsbehörden bevorsteht.
Für Unternehmen ist sie ein freiwilliger, aber starker Rahmen zur Qualitätssicherung – und schafft Vertrauen bei Kunden, Partnern und Prüfstellen.
Die Rolle der Verfahrensdokumentation
Zentrales Element der TR RESISCAN ist die Verfahrensdokumentation – sie beschreibt vollständig:
Wie wird gescannt?
Wer ist verantwortlich?
Welche Technik wird eingesetzt?
Wie wird die Qualität kontrolliert?
Wie werden Daten gespeichert, gelöscht, archiviert?
Diese Dokumentation schafft Transparenz – und ist bei rechtlichen Nachfragen der wichtigste Nachweis.
Wann ist TR RESISCAN sinnvoll?
Bei größeren Scanprojekten mit Altakten
In sensiblen Fachbereichen (z. B. Personal, Bau, Finanzen)
Wenn die Originale vernichtet werden sollen
Bei der Zusammenarbeit mit externen Scandienstleistern
Wie hängt das mit ersetzendem Scannen zusammen?
Die TR RESISCAN ist kein Ersatz für das ersetzende Scannen, sondern ein Werkzeug, um es sicher umzusetzen.Sie zeigt: Wer Papier digital ersetzen will, findet hier einen sicheren und nachvollziehbaren Weg – Schritt für Schritt und rechtlich abgesichert.
Fazit
Die TR RESISCAN ist eine anerkannte und vielfach empfohlene Orientierungshilfe für alle, die Papierdokumente rechtskonform digitalisieren und vernichten möchten.
Gerade für öffentliche Stellen bietet sie eine praxisnahe Grundlage, um ersetzendes Scannen revisionssicher und transparent umzusetzen.
Wichtig: Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, kann ihre Anwendung in der Praxis erforderlich sein – zum Beispiel durch interne Vorschriften, landesrechtliche Vorgaben oder Ausschreibungsbedingungen.
Wer rechtlich auf der sicheren Seite sein möchte, findet in der TR RESISCAN einen verlässlichen Rahmen für strukturierte und nachvollziehbare Scanprozesse.
Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie unverbindlich zur TR RESISCAN und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Scanprozesse sicher, nachvollziehbar und rechtssicher gestalten.
Haftungsausschluss
Die Inhalte der Artikel sind als unverbindliche Informationen und Hinweise zu verstehen. Die Scanfabrik KG übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit der Angaben.
