Scanservice
Post-Scanservice– wir machen Ihre Eingangspost digital
Tägliche Post im Griff – ganz ohne Papierberge. Mit unserem Post-Scanservice erfassen wir Ihre Briefe zentral, digitalisieren sie revisionssicher und stellen sie Ihnen sofort online zur Verfügung. So sparen Sie Zeit, vermeiden Medienbrüche und schaffen die Basis für reibungslose digitale Workflows
Sichere, DSGVO-konforme Verarbeitung
Unterstützt BSI TR-03138 (RESISCAN)
Sofort digital verfügbar
Ihre Post wird tagesaktuell bereitgestellt
Sicher & DSGVO-konform
geprüfte Prozesse und ISO-Zertifizierung
Nahtlos integriert
Anbindung an DMS, E-Mail oder individuelle Systeme
In drei Schritten Ihre Briefpost digital empfangen
Ihre Briefpost kommt zu uns
Damit wir Ihre Post scannen und Ihnen digital zur Verfügung stellen können, lassen wir Ihre Briefpost mittels Nachsendeauftrag zu uns weiterleiten. Oder ein Scanfabrik Team holt Ihre Post, für die anschließende Digitalisierung, bei Ihnen ab.
Wir scannen Ihre Briefpost
Wir scannen Ihre Briefe in bester Qualität immer in Farbe, mit einer Auflösung von 300 DPI und vollständig revisionssicher im Dateiformat PDF/A. Alle gescannten Briefe können Sie jederzeit online ansehen, herunterladen und die Inhalte im Volltext durchsuchen.
Bereitstellung in Ihre Systeme
Der entscheidende Prozess ist die Übermittlung der Dokumente von unserem Scanzentrum zu Ihnen. Entweder bequem mit unserer Archivierungssoftware SF Archiv, oder einem FTP Server oder direkt in Ihr DMS.
Mehr als Scannen – unser Rundum-Service für Ihre Post
Unser Service endet nicht beim Scannen. Wir kümmern uns auch um sichere Archivierung, datenschutzgerechte Vernichtung und flexible Zustellung – so, wie es Ihre Abläufe erfordern.
Taggleich verfügbar
Posteingang noch am selben Tag online verfügbar
Flexibel Archiviert
Originale bis zu 90 Tage in Verwahrung
Originale auf Abruf
wir senden benötigte Dokumente kurzfristig zu
Profitieren von digitaler Briefpost
Ortsunabhängig auf alle Dokumente zugreifen – ob Büro, Homeoffice oder unterwegs
Höchster Datenschutz dank DSGVO-Konformität, GoBD Revisionssicherheit und ISO-Zertifzierung
Schnelle und einfache Suche durch die Volltexterkennung (OCR)
Zusammenarbeit vereinfachen durch schnelles Teilen und kontrolliertes Rollen- und Rechtesystem
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Intelligente Postverteilung
Mit SF Touch digitalisieren Sie Papierdokumente schnell und einfach. Die Software erkennt, um welche Belegart es sich handelt. Anschließend leitet sie das Dokument direkt an die zuständige Person oder die richtige Abteilung weiter – ganz ohne Umwege.
Mithilfe unserer mehrsprachigen Texterkennung werden Dokumente mit hoher Genauigkeit ausgelesen – So sind alle relevanten Daten sofort verfügbar.
Eingehende Antragsarten werden von unserer Lösung automatisch erkannt und in Kategorien sortiert.
Dokumente, die sich nicht zuordnen lassen, landen im allgemeinen Postfach und werden manuell einsortiert.
Erfasste Unterlagen werden nicht nur ausgelesen, sondern auch Informationen extrahiert. So werden notwendige Daten (z.B. Rechnungsnummer, Antragsteller) an das entsprechende Fachanwendungen überführt.
Sie behalten jederzeit den Überblick: Die erkannten Daten können entweder von erfahrenen Mitarbeitenden geprüft oder automatisch nach festen Regeln kontrolliert werden.
Die Lösung bietet vordefinierte Standards für häufige Dokumenttypen. Für spezifische Anforderungen lässt sich aber jedes Modell flexibel anpassen.
Buchhaltung
Personalabteilung
Vertrieb
Mithilfe unserer mehrsprachigen Texterkennung werden Dokumente mit hoher Genauigkeit ausgelesen – So sind alle relevanten Daten sofort verfügbar.
Eingehende Antragsarten werden von unserer Lösung automatisch erkannt und in Kategorien sortiert.
Dokumente, die sich nicht zuordnen lassen, landen im allgemeinen Postfach und werden manuell einsortiert.
Erfasste Unterlagen werden nicht nur ausgelesen, sondern auch Informationen extrahiert. So werden notwendige Daten (z.B. Aktenzeichen, Antragsteller) an das entsprechende Fachverfahren überführt.
Erfasste Unterlagen werden nicht nur ausgelesen, sondern auch Informationen extrahiert. So werden notwendige Daten (z.B. Aktenzeichen, Antragsteller) an das entsprechende Fachverfahren überführt.
Die Lösung bietet vordefinierte Standards für häufige Dokumenttypen. Für spezifische Anforderungen lässt sich aber jedes Modell flexibel anpassen.
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Intelligente Postverteilung
Mit SF Touch digitalisieren Sie Papierdokumente schnell und einfach. Die Software erkennt, um welche Belegart es sich handelt. Anschließend leitet sie das Dokument direkt an die zuständige Person oder die richtige Abteilung weiter – ganz ohne Umwege.
Buchhaltung
Personalabteilung
Vertrieb
Ihr Weg zur digitalen Briefpost in drei einfachen Schritten
1. Ihre Briefpost kommt zu uns
Damit wir Ihre Post scannen und Ihnen digital zur Verfügung stellen können, lassen wir Ihre Briefpost mittels Nachsendeauftrag zu uns weiterleiten. Oder ein Scanfabrik Team holt Ihre Post, für die anschließende Digitalisierung, bei Ihnen ab.
2. Wir scannen Ihre Briefpost
Wir scannen Ihre Briefe in bester Qualität immer in Farbe, mit einer Auflösung von 300 DPI und vollständig revisionssicher im Dateiformat PDF/A. Alle gescannten Briefe können Sie jederzeit online ansehen, herunterladen und die Inhalte im Volltext durchsuchen.
3. Bereitstellung in Ihre Systeme
Der entscheidende Prozess ist der Bereitstellung ist die Übermittlung der Dokumente vom Scanzentrum zu Ihnen. Entweder bequem mit unserer Archivierungssoftware SF Archiv, oder einem FTP Server oder direkt in Ihr DMS.
Alle Eingangskanäle im Griff
Eingehende Dokumente können über die Anbindung unterschiedlicher Input-Kanäle erfasst und an Ihr ECM-System übergeben werden. Egal ob Rechnungen in Papierform, E-Mails und deren Anhänge oder auch Fax-Dokumente – für die weitere Bearbeitung macht es keinen Unterschied, wie die Post in Ihr Unternehmen gekommen ist
KI-basierte Klassifizierung
Nach dem Eingang der Post werden die Dokumente mit Hilfe des KI-Moduls ELO DocXtractor klassifiziert. Der Belegtyp wird ermittelt und anhand dessen lässt sich der entsprechende Geschäftsvorfall ableiten. Für die weitere Bearbeitung werden die erforderlichen Informationen direkt vom Dokument gelesen.
Zuordnung an den Fachbereich
Anhand der Beleginformationen werden die Dokumente in die Posteingänge einzelner Fachbereiche verschoben. Fehlen die notwendigen Informationen auf dem Dokument oder lassen diese keine eindeutige Zuordnung zu, verbleibt es in der globalen Posteingangsmappe und kann von einem Mitarbeiter dem passenden Posteingang zugeordnet werden.
Übergabe an Geschäftsprozesse
Sobald ein Dokument in die Posteingangsmappe eines Fachbereichs einsortiert wurde, kann die fachliche Bearbeitung des Dokuments bzw. des entsprechenden Geschäftsprozesses erfolgen. Falsch zugeordnete Dokumente können dabei jederzeit in die Posteingänge anderer Fachbereiche verschoben werden. Der Vorteil hierbei: Das Verschieben führt zu einem Lerneffekt, der das Prozesswissen der Lösung erhöht und diese damit immer besser macht.
5 Schritte in die digitale Transformation
Vorbereitung von
Dokumenten
Intelligentes Scannen verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für das Vorbereiten der Post zur Informationserfassung.
Vorbereitung von Dokumenten
Intelligentes Scannen verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für das Vorbereiten der Post zur Informationserfassung.
Dokumentenverarbeitung
Schnelle, zuverlässige Erfassungslösungen sorgen dafür, dass weniger Mitarbeiter größere Mengen an Dokumenten verarbeiten können. Unsere Software SF Touch arbeitet mit schnellen Scannern zusammen, um Metadaten präzise zu extrahieren und sicher zur weiteren Verarbeitung zu versenden.
Dokumentenverarbeitung
Schnelle, zuverlässige Erfassungslösungen sorgen dafür, dass weniger Mitarbeiter größere Mengen an Dokumenten verarbeiten können. Unsere Software SF|TOUCH arbeitet mit schnellen Scannern zusammen, um Metadaten präzise zu extrahieren und sicher zur weiteren Verarbeitung zu versenden.
Qualitätssicherung
SF Touch optimiert Bilder, um eine genaue Informationserfassung zu ermöglichen. Die intelligente Qualitätskontrolle erkennt Bilder, die eine schlechte Qualität aufweisen, und passt die Schwellenwerte dynamisch an, um die Bildqualität zu erhöhen und den Korrekturbedarf zu reduzieren.
Qualitätssicherung
SF Touch optimiert Bilder, um eine genaue Informationserfassung zu ermöglichen. Die intelligente Qualitätskontrolle erkennt Bilder, die eine schlechte Qualität aufweisen, und passt die Schwellenwerte dynamisch an, um die Bildqualität zu erhöhen und den Korrekturbedarf zu reduzieren.
Geschäftsprozesse
Die Geschäftsprozesse werden schneller ausgeführt, die Kunden sind begeistert und die Mitarbeiter können produktiver arbeiten. Die genaue Informationserfassung minimiert Verzögerungen und Fehler. Die digitale Signatur garantiert, dass ein Dokument nach der Genehmigung nicht geändert wird.
Geschäftsprozesse
Die Geschäftsprozesse werden schneller ausgeführt, die Kunden sind begeistert und die Mitarbeiter können produktiver arbeiten. Die genaue Informationserfassung minimiert Verzögerungen und Fehler. Die digitale Signatur garantiert, dass ein Dokument nach der Genehmigung nicht geändert wird.
Dokumentenspeicherung
und -entsorgung
Die Digitalisierung alter Unterlagen senkt die Archivkosten.
Dokumentenspeicherung und -entsorgung
Die Digitalisierung alter Unterlagen senkt die Archivkosten.