Alles sicher und digital archivieren – mit unserer Dokumenten Cloud
Mit unserer optionalen Dokumenten Cloud stellen wir Ihnen Ihre digitalisierten Poststücke sicher zur Verfügung. Sie können Ihre Dokumente dort zentral verwalten, durchsuchen, weiterverarbeiten und mit Kolleginnen und Kollegen teilen. Wenn Sie bereits eine digitale Archivierung nutzen, ist das kein Problem: Auf Wunsch liefern wir die gescannten Dokumente auch direkt in Ihre bestehende Infrastruktur durch individuelle angepasste Schnittstellen für CRM, ERP oder DMS.
Scanservice
Postscan Service: Wir machen Ihre Eingangspost digital
Tägliche Post im Griff. Mit unserem Postscan Service scannen wir Ihre Post und stellen sie Ihnen digitalisiert per Download bereit. So sparen Sie Zeit, vermeiden Medienbrüche und schaffen eine Basis für ein digitales Büro.
Ortsunabhängig auf alle Dokumente zugreifen ob Büro, Homeoffice oder unterwegs
Schnelle und einfache Suche durch die Volltexterkennung (OCR)
DSGVO-konform & ISO-zertifiziert in deutschen Scanzentrum
Ihre Briefpost kommt zu uns
Damit wir Ihre Post scannen und Ihnen digital zur Verfügung stellen können, leiten Sie Ihre Briefpost mittels Nachsendeauftrag an uns weiter.
Wir scannen Ihre Briefpost
Wir scannen Ihre Briefe in bester Qualität immer in Farbe, mit einer Auflösung von 300 DPI und vollständig revisionssicher im Dateiformat PDF/A*. Alle gescannten Briefe können Sie herunterladen und die Inhalte sind im Volltext durchsuchbar gemacht.
Ihre Post wird digital bereitgestellt
Optional erhalten Sie Ihre Post auch direkt nach dem Scannen digital und sicher über unsere cloudbasierte Archivierungssoftware SF Archiv. Durchsuchbar, revisionssicher, datenschutzkonform und mit individuell eingerichteten Zugriffsrollen.
In drei Schritten Ihre Briefpost digital empfangen
Taggleich verfügbar
Posteingang noch am selben Tag online verfügbar bei Posteingang bis 12:00 Uhr
Datensicherheit durch Hosting in deutschen Rechenzentren
Originale auf Abruf
Wir senden benötigte Dokumente kurzfristig zu
Mehr als Scannen – unser Rundum-Service für Ihre Post
Unser Service endet nicht beim Scannen. Wir kümmern uns auch um sichere Archivierung, datenschutzgerechte Vernichtung und flexible Zustellung – so, wie es Ihre Abläufe erfordern.
Ihre Briefpost kommt zu uns
Damit wir Ihre Post scannen und Ihnen digital zur Verfügung stellen können, lassen wir Ihre Briefpost mittels Nachsendeauftrag zu uns weiterleiten.
Wir scannen Ihre Briefpost
Wir scannen Ihre Briefe in bester Qualität immer in Farbe, mit einer Auflösung von 300 DPI und vollständig revisionssicher im Dateiformat PDF/A. Alle gescannten Briefe können Sie jederzeit online ansehen, herunterladen und die Inhalte im Volltext durchsuchen.
Ihre Post jetzt digital bereitgestellt
Nach dem Scannen erhalten Sie Ihre Post digital und sicher über unsere cloudbasierte Archivierungssoftware SF Archiv. Revisionssicher, datenschutzkonform und mit individuell eingerichteten Zugriffsrollen.
In drei Schritten Ihre Briefpost digital empfangen
Profitieren von digitaler Briefpost
Ortsunabhängig auf alle Dokumente zugreifen – ob Büro, Homeoffice oder unterwegs
Höchster Datenschutz dank DSGVO-Konformität, GoBD Revisionssicherheit und ISO-Zertifzierung
Schnelle und einfache Suche durch die Volltexterkennung (OCR)
Zusammenarbeit vereinfachen durch schnelles Teilen und kontrolliertes Rollen- und Rechtesystem
Finden Sie den passenden Tarif für Ihren Postscan Service
Jeder Tarif deckt den kompletten Scanprozess ab: Vom Posteingang bis zur digitalen Bereitstellung. Der Unterschied liegt im Volumen und in den Zusatzleistungen, die mit mehr Bedarf mitwachsen.
Jedes Paket umfasst:
Taggleiches Öffnen und Scannen
bei Posteingang bis 12:00 Uhr
OCR Volltexterkennung
durch High-End-Scan
Originale auf Abruf
Wir senden benötigte Dokumente kurzfristig zu
Ab
10 €
exkl. MwSt.
Pro Monat
Eine PDF pro Poststück
Anforderung Original-Poststück
Aussortierung vertraulicher/persönlicher Post vor dem Öffnen (optional)
Sichere Bereitstellung der Originale (10 Tage)
Wöchentliche oder monatliche Sammelsendung (9,90 €)
Datenschutzkonforme Postvernichtung
Sofortsendung auf Anfrage
Bereitstellung der digitalen Dokumente per (s)FTP
Bereitstellung über die Dokument Cloud SF Archiv (optional)
Ab
10 €
exkl. MwSt.
Pro Monat
Eine PDF pro Poststück
Zusätzliche individuelle Erfassung von Metadaten* (optional)
Persönlicher Ansprechpartner
Einrichtung, Inbetriebnahme, Schulung
Standard Klassifizierung
Individuelle Dateinamen (auf Anfrage)
Anforderung Original-Poststück
Aussortieren vertraulich/persönlich vor dem Öffnen
Sichere Bereitstellung der Originale (30 Tage)
Wöchentliche oder monatliche Sammelsendung (9,90 €)
Sofortsendung auf Anfrage
Datenschutzkonforme Postvernichtung
Bereitstellung der digitalen Dokumente per (s)FTP
Bereitstellung über die Dokument Cloud SF Archiv (optional)
Bereitstellung über API (auf Anfrage)
Daten Extraction – Standard: Vortrainierte Modelle für Dokumententypen (z. B. Rechnungen)
Daten Extraction – Individuell: Datenextraktion nach Ihren Anforderungen zur direkten Weiterverarbeitung (auf Anfrage)
Ab
10 €
exkl. MwSt.
Pro Monat
Eine PDF pro Poststück
Zusätzliche individuelle Erfassung von Metadaten* (optional)
Persönlicher Ansprechpartner
Einrichtung, Inbetriebnahme, Schulung
Klassifizierung (auf Anfrage)
Individuelle Dateinamen (auf Anfrage)
Anforderung Original-Poststück
Aussortieren vertraulich/persönlich vor dem Öffnen
Sichere Bereitstellung der Originale (auf Anfrage)
Wöchentliche oder monatliche Sammelsendung (auf Anfrage)
Sofortsendung (auf Anfrage)
Datenschutzkonforme Postvernichtung
Bereitstellung der digitalen Dokumente per (s)FTP
Bereitstellung über die Dokument Cloud SF Archiv (optional)
Bereitstellung über API (auf Anfrage)
Daten Extraction – Standard: Vortrainierte Modelle für Dokumententypen (z. B. Rechnungen)
Daten Extraction – Individuell: Datenextraktion nach Ihren Anforderungen zur direkten Weiterverarbeitung (auf Anfrage)
Eine PDF pro Poststück |
Zusätzliche individuelle Erfassung von Metadaten* |
Persönlicher Ansprechpartner |
Einrichtung, Inbetriebnahme, Schulung |
Klassifizierung* |
Individuelle Dateinamen |
✓ | ✓ | ✓ |
– | optional | optional |
– | ✓ | ✓ |
– | ✓ | ✓ |
– | Standard | auf Anfrage |
– | auf Anfrage | auf Anfrage |
Handling originaler Poststücke
Aussortieren vertraulicher/persönlicher Post vor dem Öffnen |
Wöchentliche oder monatliche Sammelsendung |
Sichere Bereitstellung der Originale |
Anforderung von Original-Poststück |
Sofortsendung auf Anfrage |
Datenschutzkonforme Postvernichtung |
optional | ✓ | ✓ |
9,90 € | 9,90 € | auf Anfrage |
10 Tage | 30 Tage | auf Anfrage |
✓ | ✓ | ✓ |
✓ | ✓ | ✓ |
✓ | ✓ | ✓ |
Bereitstellung digitaler Dokumente
Bereitstellung per (s)FTP |
Bereitstellung über die Dokument Cloud SF Archiv |
Bereitstellung über API |
✓ | ✓ | ✓ |
optional* | optional* | optional* |
– | auf Anfrage | auf Anfrage |
Daten Extraction
Standard: Vortrainierte Modelle für Dokumententypen (z. B. Rechnungen) |
Individuell: Datenextraktion nach Ihren Anforderungen zur direkten Weiterverarbeitung |
– | ✓ | ✓ |
– | auf Anfrage | auf Anfrage |
Postscan Service Pakete:
Die Kosten richten sich nach Ihrem monatlichen Briefvolumen. Überschreiten Sie die gebuchte Menge, werden weitere Poststücke zusätzlich abgerechnet.
Starter
500 Poststücke inklusive
Jedes weitere Poststück 0,90 €
310 € Monat/netto
Professional
1000 Poststücke inklusive
Jedes weitere Poststück 0,80 €
690 € Monat/netto
Enterprise
Inklusive Poststücke auf Anfrage
Jedes weitere Poststück auf Anfrage
Auf Anfrage
Unsere Auswahl an Add-ons
Verfahrensdokumentation
Revisionssicherheit und GoBD-konforme Dokumentation Ihres Scanprozesses
TR RESI SCAN
Ersetzendes Scannen konform nach BSI-Richtlinie TR-03138
jeder weiter Nutzer |
Inkl Speicher pro Nutzer |
jedes weiter GB |
Sichere Speicherung von Dokumenten |
Sammlungen, Ordner und Dateien einfach freigeben |
Teilen mit Externen/Gäste |
Teilen mit anderen Benutzern |
Suchfunktion / Volltextsuche und Filtermöglichkeit |
Versionierung von Dokumenten (Versionshistorie) |
Protokollfunktion |
Dateivorschau für gängige Formate |
Dokumente mit Schlagwörtern versehen |
Dokumente mit Metadaten versehen |
Metadatenformulare |
Rechtemanagement |
Mobilversion iOS und Android |
Desktopversion Windows und Mac |
Rechtssicheres Archiv |
GoBD konform |
Lesebestätigungsworkflow |
Genehmigungsworkflow |
Regeln für Aktionen |
Wiedervorlagen |
PDFs trennen und zusammenführen |
PDF-Annotationen |
Secure Data Room |
Whitelabeling |
Single-Sign-On |
Administrator-Konsole |
Rest-API-Integration |
22,50 € | 25,00 € | Individuell |
10 GB | 20 GB | Individuell |
0,50 € | 0,50 € | Individuell |
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SF Archiv einfach dazu buchen:
Passend zu ihrem Post-Scanservice Tarif gibt es Paket für unsere Dokumenten Cloud.
Starter
inklusive 3 Nutzer
und 30 GB Speicher
30 € Monat/netto
Professional
inklusive 10 Nutzer
und 200 GB Speicher
150 € Monat/netto
Enterprise
Alle Funktionen von Standard
und Professional
Auf Anfrage
Leistungsbeschreibungen*
Wir scannen Postkarten und Briefsendungen in den ISO-Formaten A3, A4, A5, A6, A7, B4, B5, B6 und B7. Auch Sendungen mit Zusatzdiensten wie Einschreiben (Standard, Rückschein, Einwurf) können gescannt werden.
Damit eine Sendung gescannt werden kann, muss sie zusätzlich folgende Eigenschaften erfüllen:
-
Umfang: maximal 100 Blatt pro Briefsendung
-
Belegstärke: maximal 1,2 mm
-
Papiergewicht: mindestens 30 g/m² bis maximal 280 g/m²
-
Klammerung: nur einfache Heftung (Büroklammern oder Tackernadel)
Sendungen, die wir nicht scannen können (z. B. Kataloge), schicken wir Ihnen per Sammelsendung oder optionaler Sofortsendung an Ihre Empfangsanschrift.
-
PDF/A steht für „Portable Document Format – Archivable" und ist der internationale Standard für die langfristige, rechtssichere Archivierung elektronischer Dokumente. Anders als normale PDFs ist das Format so definiert, dass Inhalte, Schriftarten und Layout fest im Dokument eingebettet sind – dadurch bleibt die Darstellung auch nach Jahrzehnten und unabhängig vom verwendeten System identisch zum Original.
Im Tarif Standard werden die PDF-Dateien automatisch nach Datum, Uhrzeit und einer fortlaufenden Nummer benannt, nach dem Muster:
Jahr_Monat_Tag_Stunde_Minute_Sekunde_0000.
In den Tarifen Professional und Enterprise besteht die Option, im Rahmen des technisch Möglichen von dieser Standard-Dateibenennung abzuweichen. Wir beraten Sie hierzu gerne individuell.
Ja, Metadaten können erfasst werden – und zwar auf zwei Wegen: entweder erfassen wir sie bereits während des Scanvorgangs für Sie, oder Sie tragen sie selbst nach, sobald die Dokumente im Cloud-Archiv bereitstehen. Verfügbar ist diese Funktion in den Tarifen Professional und Enterprise.
Bei der Standard-Klassifizierung erkennen wir kaufmännische Belegtypen, die als Nachweise für Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung dienen:
-
Eingangsrechnungen: Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern
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Gutschriften (erhalten): Erhaltene Korrekturrechnungen
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Kassenzettel & Quittungen: Nachweise für Barzahlungen
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Kontoauszüge & Bankbelege: Nachweise über den Zahlungsverkehr
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Ausgangsrechnungen: An Kunden gestellte Rechnungen
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Gutschriften (erteilt): An Kunden erteilte Rückzahlungen oder Rabattkorrekturen
-
Sie erteilen der Scanfabrik GmbH eine Vollmacht, Ihre Postsendungen gemäß Leistungsbeschreibung in Ihrem Namen als Empfangsbote entgegenzunehmen. Bei Briefen mit Zusatzleistungen – etwa Einschreiben, Rückschein, Eigenhändig, Einwurf oder Eigenhändig mit Rückschein – bestätigen wir als Ihr Empfangsbevollmächtigter zusätzlich den Zustellzeitpunkt in Ihrem Namen.
Nach Ablauf der vereinbarten Lagerfrist sind wir mit Ihrer Einwilligung berechtigt, die physischen Briefsendungen zu vernichten. Die gescannten Originale werden datenschutzkonform und nachhaltig entsorgt. Falls gewünscht, können Sie zusätzlich eine Einlagerung sowie die anschließende Zustellung Ihrer Originale buchen.
Beim Postscan wird ausschließlich der Briefinhalt gescannt – die Umschläge werden datenschutzkonform vernichtet. Das Papier führen wir vollständig dem Recycling zu und tragen so gemeinsam dazu bei, Rohstoffkreisläufe zu schließen und wertvolle natürliche Ressourcen zu schonen.
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Ihr Weg zur digitalen Briefpost in drei einfachen Schritten
1. Ihre Briefpost kommt zu uns
Damit wir Ihre Post scannen und Ihnen digital zur Verfügung stellen können, lassen wir Ihre Briefpost mittels Nachsendeauftrag zu uns weiterleiten. Oder ein Scanfabrik Team holt Ihre Post, für die anschließende Digitalisierung, bei Ihnen ab.