GoBD – warum sie für die digitale Archivierung so entscheidend sind
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Aktualisiert: vor 2 Tagen
Warum sind die GoBD so wichtig? Für wen gelten die GoBD? Welche Unterlagen sind GoBD-relevant? Häufige Missverständnisse rund um die GoBD So funktioniert eine GoBD-konforme Archivierung in 6 Schritten
Digitale Buchhaltung ist heute selbstverständlich. Belege kommen per E-Mail, Rechnungen werden elektronisch verarbeitet und Papierunterlagen gescannt. Gleichzeitig sorgt genau das für Unsicherheit: Was verlangt der Gesetzgeber eigentlich konkret – und wie lässt sich das sauber umsetzen? Hier kommen die GoBD ins Spiel.
Was sind die GoBD?
GoBD steht für:
„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. |
Herausgegeben wurden sie vom Bundesministerium der Finanzen. Sie regeln, wie steuerlich relevante Unterlagen digital erfasst, verarbeitet, gespeichert und geprüft werden müssen. Dabei geht es nicht um einzelne Dateien, sondern um den gesamten Prozess – vom Eingang eines Belegs bis zur Archivierung.
Warum sind die GoBD so wichtig?
Die GoBD sind die Grundlage dafür, dass digitale Unterlagen bei einer Betriebsprüfung anerkannt werden. Ohne klar geregelte Prozesse entsteht schnell ein Risiko – selbst dann, wenn alle Belege vorhanden sind. Ohne GoBD-Konformität kann die Buchführung beanstandet oder sogar verworfen werden.
Die GoBD sind wichtig, weil sie:
Manipulationen verhindern sollen
Transparenz für Prüfungen schaffen
gleiche Regeln für Papier und Digital festlegen
Rechtssicherheit für Unternehmen bieten
Für wen gelten die GoBD?
Hier gibt es oft Missverständnisse. Tatsächlich gelten die GoBD für alle, die buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig sind.
Dazu zählen:
Unternehmen jeder Größe
Selbstständige und Freiberufler
Organisationen mit digitaler Buchhaltung
Betriebe, die Belege scannen oder elektronisch archivieren
Wichtig: Auch wenn Aufgaben an Steuerberater oder Dienstleister ausgelagert werden, bleibt die Verantwortung immer beim Unternehmen selbst.
Welche Unterlagen sind GoBD-relevant?
Nicht jedes Dokument ist automatisch betroffen. Relevant sind alle Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Typische Beispiele:
Dokumentart | Beispiele |
Rechnungen | Eingangs- & Ausgangsrechnungen, E-Rechnungen |
Buchungsbelege | Kontoauszüge, Kassenbelege, Quittungen |
Geschäftskorrespondenz | Angebote, Auftragsbestätigungen, relevante E-Mails |
Abschlüsse & Bücher | Bilanz, GuV, Haupt- und Nebenbücher |
Häufige Missverständnisse rund um die GoBD
Reicht es, Belege einfach als PDF zu speichern?
Nein. Ein PDF allein erfüllt die GoBD nicht. Entscheidend ist, ob das Dokument unveränderbar gespeichert und jede Änderung nachvollziehbar ist.
Was ist mit E-Mails?
E-Mails mit steuerlich relevantem Inhalt sind aufbewahrungspflichtig – inklusive Anhängen und Kontext. Sie dürfen nicht einfach gelöscht oder nur ausgedruckt werden.
Reicht ein Cloud-Speicher?
Ein normaler Cloud-Ordner ist in der Regel nicht GoBD-konform, da Protokollierung, Versionierung und Zugriffskontrollen fehlen können. Die Technik muss die GoBD-Anforderungen aktiv unterstützen.
GoBD-Konformität entsteht nicht durch Speicherorte, sondern durch Prozesse.
So funktioniert eine GoBD-konforme Archivierung in 6 Schritten
1. Unveränderbarkeit sicherstellen
Sie sorgt dafür, dass Außenstehende – zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung – die Abläufe verstehen können. Fehlt diese Dokumentation oder ist sie nicht aktuell, kann das die GoBD-Konformität gefährden.
2. Dokumente sauber erfassen
Belege müssen vollständig, richtig und zeitnah ins System gelangen – egal ob digital empfangen oder gescannt.
3. Nachvollziehbarkeit und Transparenz schaffen
Jeder Geschäftsvorfall muss vom Beleg bis zur Buchung und zurück nachvollziehbar sein. Das betrifft Inhalte, Metadaten und Zusammenhänge.
4. Ordnung und schnelles Wiederfinden ermöglichen
Dokumente müssen logisch strukturiert, eindeutig benannt und jederzeit auffindbar sein – auch Jahre später.
5. Aufbewahrungsfristen und Löschregeln beachten
Unterlagen müssen so lange gespeichert werden wie vorgeschrieben – und danach kontrolliert gelöscht werden.
6. Verfahrensdokumentation als Pflichtbestandteil
Die Verfahrensdokumentation beschreibt alle Abläufe, Systeme und Verantwortlichkeiten. Sie ist kein Extra, sondern fester Bestandteil der GoBD.
GoBD und Revisionssicherheit – kein Widerspruch, aber nicht dasselbe
GoBD und Revisionssicherheit werden häufig gleichgesetzt. Tatsächlich beschreiben sie unterschiedliche Ebenen:
Die GoBD definieren die Regeln
Revisionssicherheit ist das Ergebnis, wenn diese Regeln technisch und organisatorisch umgesetzt sind
Ein Archiv ist entweder prüfbar oder nicht. Eine teilweise Erfüllung reicht nicht aus.
Die Rolle der Verfahrensdokumentation
Ein zentraler Bestandteil der GoBD ist die Verfahrensdokumentation.Sie beantwortet eine einfache, aber entscheidende Frage: Wie arbeiten wir eigentlich digital?
Sie beschreibt unter anderem:
wie Belege ins System gelangen
wie sie verarbeitet und archiviert werden
welche Software eingesetzt wird
wer verantwortlich ist
Ohne diese Dokumentation lassen sich digitale Prozesse kaum prüfen.
Vertiefend dazu: Unser Blogbeitrag „Verfahrensdokumentation verstehen – und für sich nutzen“.
Ersetzendes Scannen im GoBD-Kontext
Papierbelege dürfen häufig digital ersetzt werden – allerdings nur unter klaren Bedingungen.Die GoBD verlangen, dass der Scan:
bildlich mit dem Original übereinstimmt
unveränderbar gespeichert wird
nachvollziehbar dokumentiert ist
Ein strukturierter Scanprozess – etwa orientiert an TR RESISCAN – schafft hier Sicherheit.
Mehr dazu im Beitrag „Ersetzendes Scannen – was es ist und wann Sie es brauchen".
Warum Verstöße oft unbemerkt entstehen
GoBD-Verstöße entstehen selten aus Absicht. Häufige Ursachen sind:
Ablage in einfachen Ordnerstrukturen
fehlende Protokollierung
unklare Zuständigkeiten
keine oder veraltete Dokumentation
Bei einer Betriebsprüfung kann das jedoch dazu führen, dass die Buchführung beanstandet oder Besteuerungsgrundlagen geschätzt werden.
Was passiert bei Verstößen gegen die GoBD?
Wenn Unterlagen fehlen oder Prozesse nicht nachvollziehbar sind, kann das Finanzamt:
die Buchführung beanstanden,
Besteuerungsgrundlagen schätzen,
Nachzahlungen und Zinsen festsetzen.
Oft entstehen solche Risiken nicht durch Absicht, sondern durch unklare Abläufe oder fehlende Dokumentation.
Fazit
Die GoBD sind kein reines IT-Thema. Sie betreffen Organisation, Prozesse und Verantwortlichkeiten. Wer digitale Belege nutzt, sollte wissen, wie diese entstehen, verarbeitet und langfristig gesichert werden. Mit klaren Abläufen, geeigneter Technik und einer sauberen Dokumentation lässt sich GoBD-Konformität gut umsetzen – und sorgt am Ende für deutlich mehr Sicherheit bei Prüfungen.
Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern rund um das Thema der Verfahrensdokumentation und zeigen Ihnen, wie Sie sie einfach umsetzen können.
Haftungsausschluss
Die Inhalte der Artikel sind als unverbindliche Informationen und Hinweise zu verstehen. Die Scanfabrik KG übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit der Angaben.
