Ersetzendes Scannen – was es ist und wann Sie es brauchen
- Yvonne Sawatzki
- vor 3 Tagen
- 2 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 2 Tagen
Papierakten nehmen Platz weg, kosten Zeit und bremsen die Digitalisierung. Wer auf digitale Akten umsteigen will, stößt früher oder später auf den Begriff „ersetzendes Scannen“. Doch was bedeutet das genau – und unter welchen Bedingungen darf man Papierdokumente nach dem Scannen eigentlich vernichten?
In diesem Beitrag erfahren Sie, was ersetzendes Scannen ist, wann es erlaubt ist – und wie Sie den digitalen Umstieg rechtskonform gestalten.
Was bedeutet „ersetzendes Scannen“?
Ersetzendes Scannen ist ein rechtlich anerkannter Prozess, bei dem ein Papierdokument eingescannt und danach vernichtet werden darf – weil die digitale Version das Original vollständig ersetzt.
Das Ziel:
Digitale Aktenführung ermöglichen
Papierbestände reduzieren
Rechtssicherheit wahren
Wichtig: Die digitale Version muss den gleichen Beweiswert wie das Original haben. Nur dann darf das Papier weg.
Voraussetzungen für ersetzendes Scannen
Damit Papier durch eine digitale Kopie ersetzt werden darf, müssen organisatorische und technische Bedingungen erfüllt sein. Dazu gehören:
Ein klar geregelter Scanprozess mit Verantwortlichkeiten
Lückenlose Dokumentation (Was wurde wann wie gescannt?)
Sicherstellung von Lesbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit
Auf Wunsch: Elektronische Signatur oder Transfervermerk
Optional (aber empfohlen): Ausrichtung an der TR RESISCAN
Wer darf ersetzend scannen?
Grundsätzlich dürfen Organisationen oder Verwaltungen selbst ersetzend scannen, oder externe Dienstleister damit beauftragen – vorausgesetzt, die nötigen Standards werden eingehalten.
Wenn personenbezogene oder sensible Daten gescannt werden, greifen zusätzlich:
DSGVO-Vorgaben
Anforderungen an Zugriffsschutz, Protokollierung, Löschung etc.
Typische Einsatzbereiche
Digitalisierung von Altakten
Aktenauslagerung / Archivabbau
Rechtssichere Umstellung auf digitales DMS
Vorbereitung für Cloud-Archivierung
Verbindung zur TR RESISCAN
Die TR RESISCAN ist die technische Richtlinie, die genau beschreibt, wie ersetzendes Scannen umgesetzt werden sollte. Sie ist keine Voraussetzung, aber ein empfohlener Standard, um rechtssicher und nachvollziehbar zu handeln.
Fazit
Ersetzendes Scannen ist die Grundlage für digitale Aktenführung ohne Papier – wenn es korrekt durchgeführt wird. Wer Prozesse strukturiert dokumentiert und technische Anforderungen einhält, kann Platz schaffen, Zeit sparen und trotzdem rechtssicher handeln.
Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie unverbindlich dazu, wie Sie ersetzendes Scannen gesetzeskonform, effizient und dokumentiert umsetzen.
