Akten selber scannen oder einen Scanservice nutzen?
- Yvonne Sawatzki
- 12. Mai
- 3 Min. Lesezeit
Die Digitalisierung von Papierakten steht bei vielen Unternehmen weit oben auf der To-do-Liste. Doch dann kommt schnell die Frage auf: Sollen wir das selbst machen – oder einen professionellen Scanservice beauftragen?
Unsere Antwort ist: Es kommt darauf an. Und zwar vor allem auf Menge, Zeit, Ressourcen und Qualität.
Selber scannen – geht das einfach so?
Klar, mit einem handelsüblichen Dokumentenscanner lassen sich Akten auch intern digitalisieren. Doch was oft übersehen wird: Die eigentliche Arbeit beginnt nicht erst beim Scannen, sondern schon viel früher.
Was beim Selberscannen auf Sie zukommt
Dokumentenvorbereitung ist Pflicht:
Heftklammern entfernen, kleine Belege (z. B. Kassenbons) aufkleben, verschieden große Formate sortieren – all das kostet Zeit. Viel Zeit.
Einheitliche Struktur ist entscheidend:
Wer vergibt die Dateinamen? Wer entscheidet, wie Schlagworte gesetzt werden? Ohne Standards entsteht schnell Chaos – besonders wenn mehrere Personen beteiligt sind.
Technik kostet Geld:
Ein leistungsfähiger Scanner mit ausreichender Tagesleistung ist kein Schnäppchen. Hinzu kommen Wartung, Ausfälle und Pflege.
Mitarbeiter kosten Zeit:
Wer scannt? Hat diese Person genug Zeit dafür? Wie viel produktive Arbeitszeit fällt dabei weg?
Ein Rechenbeispiel: Das Scannen eines einzigen Aktenordners kann je nach Ausstattung und Vorbereitung 1 bis 2 Stunden dauern – inklusive Entklammern, Einscannen, Benennung und Sortierung. Bei 50 Ordnern sind das schnell 50 bis 100 Stunden.
Wann es doch sinnvoll sein kann, selbst zu digitalisieren
Auch wenn viele gute Gründe für einen professionellen Scanservice sprechen, gibt es Situationen, in denen das Scannen im eigenen Haus sinnvoll und effizient ist:
Täglicher Posteingang:
Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge, die tagesaktuell verarbeitet werden müssen, lassen sich intern gut digitalisieren – am besten mit einem kleinen, klar definierten Workflow.
Kleine Dokumentenmengen:
Wenn es nur um wenige Seiten pro Tag geht, ist der Aufwand überschaubar – besonders bei einheitlichen Formaten.
Vertrauliche Unterlagen:
Für besonders sensible Dokumente (z. B. interne Personalakten oder vertrauliche Verträge) kann ein Inhouse-Prozess aus Datenschutzgründen bevorzugt sein.
Ad-hoc-Digitalisierung: Wenn ein Dokument kurzfristig digital benötigt wird (z. B. für eine E-Mail), ist der eigene Scanner oft schneller als der Weg über einen Dienstleister.
Voraussetzung ist jedoch: Klare Zuständigkeiten, passende Technik und ein durchdachter Prozess. Sonst kann aus einem kleinen Scanprojekt schnell ein Zeitfresser werden.
Viele Akten? Dann lohnt sich ein Scanservice
Ein professioneller Scanservice nimmt Ihnen all diese Aufgaben ab – und das nicht nur effizient, sondern auch rechtssicher.
Was wir als Scanservice für Sie übernehmen:
Abholung & Verpackung Ihrer Altakten – deutschlandweit
Entfernen von Büroklammern, Sortierung nach Dokumententypen
Belegaufbereitung, Scannen & Datenerfassung – bis zu 500.000 Seiten pro Tag
Verwendung von Hochleistungsproduktionsscanner
Vergabe von Schlagworten & OCR-Texterkennung, damit Sie später alles digital durchsuchen können
Integration in Ihre Systeme, damit Sie nahtlos damit weiterarbeiten können
Und das Beste: Sie müssen sich um nichts kümmern. Keine Büroklammer muss aus Ihrer Hand entfernt werden, keine Überlastung Ihrer Mitarbeitenden – wir übernehmen alles mit unserem Full-Scanservice.
Rechtssicherheit inklusive: BDSG, DSGVO & Co.
Ein häufiger Fehler beim Selberscannen: Die gesetzlichen Anforderungen werden unterschätzt oder nicht eingehalten. Wir als professioneller Scanservice kennen alle aktuellen Vorgaben – und setzen sie automatisch um:
DIN ISO zertifiziert
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur digitalen Archivierung nach GOBD
DSVGO-konform
TR-RESI SCAN konform möglich und optional mit Transfervermerk und Signatur
Fazit
Wenn Sie nur vereinzelte Dokumente oder Tagespost digitalisieren, ist das Selberscannen sinnvoll – mit guter Technik und klarem Prozess. Wenn Sie diesen Weg gehen möchten, beraten wir Sie gerne zu einer passenden Lösung: Unsere Kombination aus leistungsstarker Scansoftware und zuverlässiger Hardware ist perfekt aufeinander abgestimmt und ideal für den Einstieg ins papierarme Büro.
Wenn Sie aber größere Papiermengen haben und Wert auf Zeitersparnis, Qualität und Rechtssicherheit legen, ist ein professioneller Scanservice fast immer die bessere Wahl.
Sie sind unsicher, welcher Weg der richtige für Sie ist?
Sprechen Sie mit uns. Wir beraten Sie kostenlos und zeigen, was sich in Ihrem Fall mehr lohnt. Jetzt unverbindlich anfragen – wir helfen gern weiter.
