Postscan Service: Wie Ihre Briefpost digital zu Ihnen kommt
So läuft der Post-Scanservice ab Was passiert mit den Originalen? Welche Vorteile bringt das konkret? Für wen lohnt sich ein Post-Scanservice?
Jeden Tag landet Post im Briefkasten: Rechnungen, Verträge, Anfragen, manchmal auch einfach nur Werbung. Für viele Unternehmen und Verwaltungen bedeutet das: Post öffnen, sortieren, verteilen, ablegen. Ein Vorgang, der Zeit kostet und zu Fehlern führen kann, gerade wenn Mitarbeitende im Homeoffice sitzen oder mehrere Standorte versorgt werden müssen.
Genau hier setzt jetzt unser Postscan Service an. Statt dass die Briefpost bei Ihnen ankommt und dort erst den Weg durch alle Hände nehmen muss, kommt die Post zu uns und Sie erhalten sie im Anschluss digital, durchsuchbar und sofort einsatzbereit.
So läuft der Postscan Service ab
1. Ihre Post kommt zu uns
Damit wir Ihre Briefpost überhaupt digitalisieren können, muss sie erst einmal bei uns landen. Dafür richten wir für Sie einen Nachsendeauftrag ein: Ihre Post wird ganz normal an Ihre bisherige Adresse adressiert, aber automatisch zu uns weitergeleitet – ohne dass Ihre Absender etwas davon merken. Alternativ holen wir Ihre Post auch direkt bei Ihnen ab oder Sie liefern sie selbst bei uns an.
2. Wir scannen Ihre Briefe
Sobald die Post bei uns eingetroffen ist, wird jeder Brief in Farbe, mit einer Auflösung von 300 DPI und im revisionssicheren Format PDF/A gescannt. Das ist wichtig, denn PDF/A stellt sicher, dass Ihre Dokumente auch in vielen Jahren noch genauso lesbar sind wie am ersten Tag – eine Grundvoraussetzung für die rechtssichere Archivierung. Über eine Texterkennung (OCR) werden die Inhalte zusätzlich durchsuchbar gemacht, sodass Sie später nicht mehr mühsam blättern müssen, sondern einfach nach Stichworten suchen können.
3. Bereitstellung in Ihren Systemen
Im letzten Schritt bekommen Sie Ihre digitalisierte Post dort, wo Sie sie brauchen: über unsere Software SF Archiv, per FTP-Server oder direkt angebunden an Ihr bestehendes Dokumentenmanagementsystem. So entstehen keine Medienbrüche, und Ihre Post fügt sich nahtlos in Ihre gewohnten Arbeitsabläufe ein.
Was passiert mit den Originalen?
Eine Frage, die uns häufig gestellt wird: Was ist eigentlich mit den physischen Briefen, sobald sie gescannt sind? Unser Service endet nicht mit dem Scan selbst. Die Originale bewahren wir bis zu 90 Tage sicher für Sie auf. Sollten Sie in dieser Zeit doch einmal den Originalbrief benötigen, senden wir ihn Ihnen kurzfristig zu. Danach übernehmen wir auf Wunsch auch die datenschutzgerechte Vernichtung.
Welche Vorteile bringt das konkret?
Ortsunabhängiger Zugriff. Ihre Post liegt nicht mehr in einem Briefkasten oder Postfach, sondern digital bereit – egal, ob Sie im Büro, im Homeoffice oder auf Dienstreise sind.
Taggleiche Verfügbarkeit. Post, die bei uns ankommt, steht Ihnen in der Regel noch am selben Tag digital zur Verfügung. Kein Warten mehr auf den nächsten Postgang.
Rechtssicherheit inklusive. Die Digitalisierung erfolgt DSGVO-konform, GoBD-revisionssicher und nach ISO-zertifizierten Prozessen. Sie müssen sich also nicht selbst um die rechtlichen Anforderungen kümmern.
Schnelles Wiederfinden. Dank Volltexterkennung durchsuchen Sie Ihre Post wie eine Suchmaschine, statt Ordner für Ordner durchzublättern.
Einfache Zusammenarbeit. Über ein Rollen- und Rechtesystem legen Sie fest, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf – und teilen Inhalte mit Kolleginnen und Kollegen in Sekunden statt per Hauspost.
Für wen lohnt sich ein Postscan Service?
In der Praxis sehen wir den größten Nutzen dort, wo täglich viel Post zusammenkommt und mehrere Personen oder Abteilungen darauf angewiesen sind – etwa in Steuerkanzleien, bei Behörden und Kommunen oder in Unternehmen mit verteilten Standorten und Homeoffice-Regelungen. Aber auch kleinere Betriebe profitieren, sobald das manuelle Sortieren und Weiterleiten von Post spürbar Zeit frisst.
Fazit
Ein Postscan Sservice nimmt Ihnen die tägliche Arbeit mit der Briefpost ab und macht sie gleichzeitig für alle Beteiligten leichter zugänglich. Vom Nachsendeauftrag über den revisionssicheren Scan bis zur Bereitstellung in Ihren Systemen kümmern wir uns um jeden Schritt – Sie erhalten am Ende einfach Ihre Post, nur eben digital, durchsuchbar und sofort verfügbar.
Sprechen Sie jetzt mit unseren Experten – wir beraten Sie unverbindlich, wie sich unser Postscan Service in Ihre bestehenden Abläufe einfügt.
Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern rund um das Thema der Verfahrensdokumentation und zeigen Ihnen, wie Sie sie einfach umsetzen können.
Haftungsausschluss
Die Inhalte der Artikel sind als unverbindliche Informationen und Hinweise zu verstehen. Die Scanfabrik KG übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit der Angaben.
