Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung
Digitaler Posteingang mit der Scanfabrik
Jeden Tag stapeln sich Briefe und Dokumente, die sortiert und verteilt werden müssen. Mit unserem digitalen Posteingang erhalten Sie alle eingehenden Dokumente automatisch digital, sicher und strukturiert.
Wir sind Ihr Partner, wenn es um die Akten- und Dokumentendigitalisierung für Landkreise, Städte und Gemeinden geht!
Sofort digital verfügbar
Kein Warten, kein Suchen
Sicher & DSGVO-konform
Geschützt und nachverfolgbar
Nahtlos integriert
Passt sich perfekt an
bestehende Systeme an
Klassifizierung
Wörter mit OCR erkennen und mit KI kombinieren, um beste Ergebnisse zu erzielen.
Zentralisierung
Zentrale Übersicht über alle eingehenden Dokumente – egal ob per Post, E-Mail oder Fax.
Automatisierung
Dank Automatisierung manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum reduzieren.
Mit der Scanfabrik in den digitalen Posteingang
Haben Sie auch noch diese Probleme?
Wir haben die Lösung!
Dokumentenflut: Anträge jeder Art kommen per Post, E-Mail oder Fax.
Lösung: Einheitliche Erfassung und digitale Bereitstellung aller Dokumente für mehr Übersichtlichkeit.
Analoge Post: Viele Anträge erreichen Sie noch in Papierform.
Lösung: Die eingehenden Briefpost und sonstige Papierdokumente sollten umgehend digital zur Verfügung gestellt werden.
Manuelle Prozesse: Sortierung und Zuweisung erfolgen per Hand.
Lösung: Automatisierte Zuordnung der Dokumente in die richtigen Fachbereiche.
Und so funktioniert's:
In 3 Schritten mehr Ordnung in Ihrer Verwaltung
Digitalisieren Sie Ihre Post
Eingehende Papierpost wird mit unserer Scanlösung gescannt. Dabei werden alle relevanten Informationen erfasst, sodass die Dokumente sofort für die weitere Bearbeitung zur Verfügung stehen.
Haben Sie alle Dokumente im Blick
Ihre Dokumente werden über verschiedene Kanäle erfasst und an Ihr DMS übergeben. Egal ob die (vorab digitalisierten) Papierdokumente, E-Mails oder Anträge aus anderen Portalen – der Eingangskanal spielt jetzt keine Rolle mehr.
Lassen Sie Ihre Dokumente automatisch zuordnen
Anträge werden anhand ihrer Informationen automatisch Fachbereichen zugewiesen. Falls eine eindeutige Zuordnung nicht möglich ist, bleiben sie in einer Eingangssammlung und können manuell zugeordnet werden.
Digitalisieren Sie Ihre Post
Eingehende Papierpost wird mit unserer Scanlösung digitalisiert. Dabei werden alle relevanten Informationen erfasst, sodass die Dokumente sofort für die weitere Bearbeitung zur Verfügung stehen.
Haben Sie alle Dokumente im Blick
Ihre Dokumente werden über verschiedene Kanäle erfasst und an Ihr DMS übergeben. Egal ob die (vorab digitalisierten) Papierdokumente, E-Mails oder Anträge aus anderen Portalen stammen – der Eingangskanal spielt jetzt keine Rolle mehr.
Lassen Sie Ihre Dokumente automatisch zuordnen
Anträge werden anhand ihrer Informationen automatisch den jeweiligen Fachbereichen zugewiesen. Falls eine eindeutige Zuordnung nicht möglich ist, können sie manuell zugeordnet werden.
Projektakten
Personalakten
Patientenakten
Personalakten
Patientenakten
Projektakten
Projektakten
Projektakten
Patientenakten
Personalakten
Projektakten
SALE
SALE
SALE
SALE
SALE
Tägliche Eingangspost
Technische Zeichnungen
Tägliche Eingangspost
Technische Zeichnungen
Tägliche Eingangspost
Technische Zeichnungen
Technische Zeichnungen
Rechnungen
Lieferscheine
Großformate
Rechnungen
Lieferscheine
Großformate
Rechnungen
Lieferscheine
Lieferscheine
Führungszeugnis-AntrAg
Wohnsitzanmeldungen
Führungszeugnis-AntrAg
Briefwahlunterlagen
AntrAg Sozialhilfe
Wohngeldanträge
PflegegeldAntrag
AntrAg Sozialhilfe
PflegegeldAntrag
PflegegeldAntrag
AntrAg Sozialhilfe
PflegegeldAntrag
PflegegeldAntrag
Vorbescheidsantrag
Bauanträge
Vorbescheidsantrag
Bauanträge
Intelligente Postverteilung
Mit unserer Software SF Touch ermöglichen wir Ihnen die Umwandlung Ihrer physischen Dokumente in digitale Formate. Gleichzeitig erkennt die Software um welche Belegart es sich handelt und leitet das Dokument direkt der zuständigen Person oder dem betreffenden Fachamt weiter.
Mithilfe unserer mehrsprachigen Texterkennung werden Dokumente mit hoher Genauigkeit ausgelesen – So sind alle relevanten Daten sofort verfügbar.
Eingehende Antragsarten werden von unserer Lösung automatisch erkannt und in Kategorien sortiert.
Dokumente, die sich nicht zuordnen lassen, landen im allgemeinen Postfach und werden manuell einsortiert.
Erfasste Unterlagen werden nicht nur ausgelesen, sondern auch Informationen extrahiert. So werden notwendige Daten (z.B. Aktenzeichen, Antragsteller) an das entsprechende Fachverfahren überführt.
Die Lösung bietet vordefinierte Standards für häufige Dokumenttypen. Für spezifische Anforderungen lässt sich aber jedes Modell flexibel anpassen.
Bürgeramt
Sozialamt
Bauamt
Mithilfe unserer mehrsprachigen Texterkennung werden Dokumente mit hoher Genauigkeit ausgelesen – So sind alle relevanten Daten sofort verfügbar.
Eingehende Antragsarten werden von unserer Lösung automatisch erkannt und in Kategorien sortiert.
Dokumente, die sich nicht zuordnen lassen, landen im allgemeinen Postfach und werden manuell einsortiert.
Erfasste Unterlagen werden nicht nur ausgelesen, sondern auch Informationen extrahiert. So werden notwendige Daten (z.B. Aktenzeichen, Antragsteller) an das entsprechende Fachverfahren überführt.
Die Lösung bietet vordefinierte Standards für häufige Dokumenttypen. Für spezifische Anforderungen lässt sich aber jedes Modell flexibel anpassen.
Projektakten
Personalakten
Patientenakten
Personalakten
Patientenakten
Projektakten
Projektakten
Projektakten
Patientenakten
Personalakten
Projektakten
SALE
SALE
SALE
SALE
SALE
Tägliche Eingangspost
Technische Zeichnungen
Tägliche Eingangspost
Technische Zeichnungen
Tägliche Eingangspost
Technische Zeichnungen
Technische Zeichnungen
Rechnungen
Lieferscheine
Großformate
Rechnungen
Lieferscheine
Großformate
Rechnungen
Lieferscheine
Lieferscheine
Briefwahlunterlagen
Führungszeugnis-AntrAg
Wohnsitzanmeldungen
Patientenakten
Projektakten
Projektakten
Projektakten
Patientenakten
Personalakten
Projektakten
SALE
SALE
SALE
SALE
SALE
AntrAg Sozialhilfe
Wohngeldanträge
PflegegeldAntrag
AntrAg Sozialhilfe
PflegegeldAntrag
PflegegeldAntrag
AntrAg Sozialhilfe
PflegegeldAntrag
PflegegeldAntrag
Baugenehmigung
Bauanträge
Baugenehmigung
Bauanträge
Baugenehmigung
Bauanträge
Bauanträge
Baugenehmigung
Intelligente Postverteilung
Mit unserer Software SF Touch ermöglichen wir Ihnen die Umwandlung Ihrer physischen Dokumente in digitale Formate. Gleichzeitig erkennt die Software um welche Belegart es sich handelt und leitet das Dokument direkt der zuständigen Person oder dem betreffenden Fachamt weiter.
Bürgeramt
Sozialamt
Bauamt
Der Vergleich
Mit Scanfabrik
Sofortige Bearbeitung – Kein Abtippen mehr, alles ist direkt durchsuchbar
Intelligente Verteilung – Jeder erhält seine Post direkt ins System
Mehr Transparenz – Wer hat Zugriff? Was ist der Bearbeitungsstand? Alles auf einen Blick
Sicherheit & Datenschutz – DSGVO-konforme Speicherung und Zugriffssteuerung
Ohne Scanfabrik
Briefe stapeln sich auf dem Schreibtisch
Anträge werden mühsam per Hand erfasst
Zuständigkeiten sind unklar
Dokumente gehen verloren
5 Schritte in die digitale Transformation
Vorbereitung von
Dokumenten
Intelligentes Scannen verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für das Vorbereiten der Post zur Informationserfassung.
Vorbereitung von Dokumenten
Intelligentes Scannen verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für das Vorbereiten der Post zur Informationserfassung.
Dokumentenverarbeitung
Schnelle, zuverlässige Erfassungslösungen sorgen dafür, dass weniger Mitarbeiter größere Mengen an Dokumenten verarbeiten können. Unsere Software SF Touch arbeitet mit schnellen Scannern zusammen, um Metadaten präzise zu extrahieren und sicher zur weiteren Verarbeitung zu versenden.
Dokumentenverarbeitung
Schnelle, zuverlässige Erfassungslösungen sorgen dafür, dass weniger Mitarbeiter größere Mengen an Dokumenten verarbeiten können. Unsere Software SF|TOUCH arbeitet mit schnellen Scannern zusammen, um Metadaten präzise zu extrahieren und sicher zur weiteren Verarbeitung zu versenden.
Qualitätssicherung
SF Touch optimiert Bilder, um eine genaue Informationserfassung zu ermöglichen. Die intelligente Qualitätskontrolle erkennt Bilder, die eine schlechte Qualität aufweisen, und passt die Schwellenwerte dynamisch an, um die Bildqualität zu erhöhen und den Korrekturbedarf zu reduzieren.
Qualitätssicherung
SF Touch optimiert Bilder, um eine genaue Informationserfassung zu ermöglichen. Die intelligente Qualitätskontrolle erkennt Bilder, die eine schlechte Qualität aufweisen, und passt die Schwellenwerte dynamisch an, um die Bildqualität zu erhöhen und den Korrekturbedarf zu reduzieren.
Geschäftsprozesse
Die Geschäftsprozesse werden schneller ausgeführt, die Kunden sind begeistert und die Mitarbeiter können produktiver arbeiten. Die genaue Informationserfassung minimiert Verzögerungen und Fehler. Die digitale Signatur garantiert, dass ein Dokument nach der Genehmigung nicht geändert wird.
Geschäftsprozesse
Die Geschäftsprozesse werden schneller ausgeführt, die Kunden sind begeistert und die Mitarbeiter können produktiver arbeiten. Die genaue Informationserfassung minimiert Verzögerungen und Fehler. Die digitale Signatur garantiert, dass ein Dokument nach der Genehmigung nicht geändert wird.
Dokumentenspeicherung
und -entsorgung
Die Digitalisierung alter Unterlagen senkt die Archivkosten.
Dokumentenspeicherung und -entsorgung
Die Digitalisierung alter Unterlagen senkt die Archivkosten.