Ein digitaler Posteingang kann so einfach sein
- Yvonne Sawatzki
- 4. Sept.
- 2 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 29. Okt.
Ein Beitrag von Stefan Munz, Vertrieb Digitalisierung bei der Scanfabrik
Auf der Messe KOMMUNAL in Göttingen wurde es deutlich: Kaum eine Verwaltung kommt ohne Papierpost aus – und fast überall sorgt genau das für Probleme. Lange Verteilwege, Suchzeiten und Doppelablagen belasten den Alltag. Viele Besucherinnen und Besucher erzählten uns am Stand: „Genau damit kämpfen wir auch.“
Ein digitaler Posteingang ist die Lösung und er lässt sich einfacher umsetzen, als viele denken.
"Digitaler Posteingang" erklärt
Ein digitaler Posteingang ist die zentrale Stelle, an der alle eingehenden Dokumente – egal ob Brief, Fax oder E-Mail – erfasst, digitalisiert und in die richtigen Bahnen gelenkt werden.
Das bedeutet:
Eingangspost wird gescannt und per OCR-Texterkennung durchsuchbar gemacht
Dokumente werden verschlagwortet und digital strukturiert
Sie landen ohne Umwege im Fachverfahren oder direkt bei der zuständigen Person
So entsteht eine moderne Lösung, die den klassischen Postkorb ersetzt.
Warum ist ein digitaler Posteingang wichtig?
Gerade in der öffentlichen Verwaltung geht es nicht nur um Zeitersparnis, sondern auch um Rechtssicherheit und Bürgerfreundlichkeit.
Schneller Zugriff: Unterlagen stehen sofort digital zur Verfügung. Egal, ob im Büro oder im Homeoffice.
Klare Abläufe: Die Post landet direkt bei den richtigen Stellen, ohne Umwege oder Verluste.
Mehr Transparenz: Vorgänge sind jederzeit nachvollziehbar, kein Dokument „verschwindet“ in Aktenstapeln.
Datenschutz und Sicherheit: Digitale Ablage schützt vor Verlust, Feuer oder Wasserschäden.
Die Vorteile für öffentliche Verwaltungen – und Unternehmen
Ein digitaler Posteingang unterstützt die Arbeit in allen Bereichen:
Rechnungen können direkt geprüft werden
Bauanträge landen sofort im Fachverfahren
Bürgeranliegen gelangen ohne Verzögerung zur zuständigen Stelle
Auch Unternehmen profitieren: Weniger Papier, strukturierte Prozesse und sichere digitale Ablagen.
Scanservice als Grundlage
Viele Verwaltungen haben noch ein enormes Papieraufkommen – von Altakten bis zur täglichen Post. Hier setzt unser Scanservice an:
Abholung, Vorbereitung und Digitalisierung der Unterlagen
Verarbeitung mit Hochleistungs-Scannern und intelligenter Texterkennung
Übergabe in bestehende Systeme – ohne Medienbrüche
Damit entsteht die Basis für einen digitalen Posteingang, der sich nahtlos in die Arbeitsprozesse einfügt.
Fazit
Ein digitaler Posteingang ist kein Zukunftsprojekt, sondern eine sofort nutzbare Lösung für Verwaltungen und Unternehmen. Die Kommunale Messe hat gezeigt: Der Bedarf ist groß – und die Umsetzung einfacher, als viele glauben.
Wer die Papierpost digital in den Griff bekommt, schafft spürbare Entlastung im Büroalltag und legt einen wichtigen Grundstein für digitale Verwaltungsarbeit.
Sprechen Sie jetzt mit unseren Experten – Wir beraten Sie unverbindlich zu Ihren spezifischen Anforderungen und zeigen Ihnen, wie simpel es ist mit unserer Lösung (SF Touch) und unserer 30-jährigen Erfahrung Ihre Briefpost digital zu empfangen.
Haftungsausschluss
Die Inhalte der Artikel sind als unverbindliche Informationen und Hinweise zu verstehen. Die Scanfabrik KG übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit der Angaben.
