Revisionssicherheit verstehen und umsetzen
- Yvonne Sawatzki
- 15. Aug.
- 6 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 4 Tagen
Ein Beitrag von Mike Grasberger, Leitung Digitalisierung bei der Scanfabrik
Drohen Ihrem Unternehmen hohe Strafen oder steuerliche Nachteile, weil Ihre digitale Archivierung nicht revisionssicher ist? Viele glauben, dass einfaches Speichern von Dokumenten auf einem Server ausreicht. Doch damit digitale Unterlagen im Ernstfall rechtlich Bestand haben, müssen sie revisionssicher archiviert werden.
Was das genau bedeutet, warum es so wichtig ist und wie Sie das in Ihrer Organisation erfolgreich umsetzen können, erfahren Sie in diesem umfassenden Beitrag.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssicherheit beschreibt die rechtlich korrekte, manipulationssichere und nachvollziehbare Aufbewahrung von digitalen Dokumenten. Das Ziel ist klar: Informationen müssen vollständig, unverändert, langfristig lesbar und jederzeit prüfbar archiviert werden – beispielsweise bei Steuerprüfungen, Wirtschaftsprüfungen oder in rechtlichen Streitfällen.
Dabei spielt es keine Rolle, ob die Unterlagen ursprünglich digital entstanden sind (z.B. E-Rechnungen, E-Mails) oder durch einen Scanprozess digitalisiert wurden (z.B. Papierakten). Die Anforderungen an die rechtskonforme Archivierung bleiben für alle Dokumentenarten gleich.
Warum Revisionssicherheit wichtig ist
Sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in Unternehmen müssen Dokumente oft über viele Jahre aufbewahrt werden – teilweise über Jahrzehnte. Dafür reicht es nicht, sie „irgendwo" zu speichern. Sie müssen verlässlich, nachvollziehbar und manipulationssicher archiviert sein. Dies ist nicht nur eine technische, sondern vor allem auch eine rechtliche Anforderung.
Ohne Revisionssicherheit drohen Risiken:
Verlust wichtiger Nachweise: Essenzielle Geschäftsbelege oder Verträge können bei Nicht-Einhaltung der Vorschriften ihre rechtliche Beweiskraft verlieren.
Steuerliche Nachteile oder Schätzungen: Bei Nichteinhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) kann das Finanzamt Ihre Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen.
Datenschutzverstöße: Fehlende Protokolle oder unsichere Zugriffsrechte können zu DSGVO-Verstößen führen und hohe Bußgelder nach sich ziehen.
Reputationsverlust: Im Falle einer externen Prüfung oder eines Rechtsstreits kann eine mangelhafte Archivierung das Vertrauen von Kunden, Partnern und Behörden massiv schädigen.
Die 8 Bausteine revisionssicherer Archivierung – Das Fundament Ihrer digitalen Ablage
Damit Dokumente digital rechtskonform archiviert werden können, müssen acht zentrale Anforderungen erfüllt sein. Diese bilden das Fundament revisionssicherer Archivierung – unabhängig davon, ob es sich um interne Dokumente, externe Belege oder digitalisierte Papierakten handelt.
1. Unveränderbar & vollständig
Einmal abgelegte Dokumente dürfen nicht verändert oder gelöscht werden. Alle Informationen müssen im Originalzustand vollständig erhalten bleiben und nachträgliche Bearbeitungen ausgeschlossen sein.
2. Nachvollziehbar & protokolliert Alle Aktionen im System – wie das Erfassen, Öffnen, Verschieben oder Löschen von Dokumenten – müssen automatisch und fälschungssicher protokolliert und jederzeit nachvollziehbar sein.
3. Zugriff nur mit Berechtigung Nur autorisierte Personen dürfen auf bestimmte Dokumente zugreifen. Nur autorisierte Personen dürfen auf bestimmte Dokumente zugreifen. Eine differenzierte Rechtevergabe und ein durchdachtes Rollenmanagement sind hierfür zentral und schützen sensible Daten.
4. Sicher & verlustfrei gespeichert Archivierte Daten müssen dauerhaft vor Verlust geschützt werden. Dies wird durch redundante Speichersysteme, regelmäßige Backups und eine ausfallsichere Infrastruktur gewährleistet.
5. Fristen & Löschkonzepte umgesetzt Dokumente müssen so lange gespeichert werden wie vorgeschrieben. Anschließend müssen sie aber fristgerecht und DSGVO-konform gelöscht werden.
6. Jederzeit prüfbar Externe Stellen wie Finanzbehörden oder Datenschutzbeauftragte müssen jederzeit Einsicht nehmen können – strukturiert, nachvollziehbar und ohne Erschwernisse. Das System muss eine Exportfunktion in standardisierten Formaten bieten.
7. Verfahren dokumentiert Der komplette Archivierungsprozess, von der Erfassung bis zur Vernichtung, muss schriftlich festgehalten sein – in einer sogenannten Verfahrensdokumentation. Dies ist eine der wichtigsten GoBD-Anforderungen.
8. Langzeitlesbar archiviert Dokumente müssen auch in zehn, zwanzig oder gar dreißig Jahren noch lesbar und nutzbar sein. Hierfür sind standardisierte Formate wie PDF/A, das speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde, essenziell.
So gelingt der Weg zur revisionssicheren Archivierung – Ihre Schritte zu mehr Rechtssicherheit
Der Übergang zur revisionssicheren Archivierung ist ein Prozess, der sorgfältige Planung und die richtige Strategie erfordert. Mit diesen Schritten legen Sie das Fundament für eine rechtskonforme digitale Ablage:
Relevante Dokumente erfassen
Welche Unterlagen sind aufbewahrungspflichtig, welche relevant für Ihr Geschäft und wie lange müssen sie aufbewahrt werden? Eine strukturierte Übersicht aller Dokumentenarten und dazugehöriger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen bildet die Grundlage, um Fristen einhalten und Löschpflichten umsetzen zu können. Nutzen Sie gegebenenfalls eine Dokumentenanalyse durch unsere Experten.
Digitale Prozesse definieren
Von der Erfassung über die Verarbeitung bis zur Ablage: Alle Schritte des Dokumentenlebenszyklus sollten klar dokumentiert sein. Durch die Definition effizienter und digitaler Workflows entsteht ein klarer Archivierungsprozess.
Verfahrensdokumentation erstellen
Eine Verfahrensdokumentation legt fest, wer welche Aufgaben übernimmt, wie Dokumente gescannt, geprüft, verarbeitet und archiviert werden. Sie ist nicht nur ein Leitfaden für Ihr Team, sondern auch ein verpflichtender Bestandteil einer revisionssicheren Lösung gemäß GoBD. Wir unterstützen Sie gerne bei der Erstellung Ihrer umfassenden Verfahrensdokumentation!
Revisionssichere Technik einsetzen
Wichtig ist, dass die von Ihnen eingesetzten Archivsysteme und Technologien grundlegende Anforderungen erfüllen: Zugriffsbeschränkung, Manipulationsschutz, Versionierung und langfristige Lesbarkeit (z. B. durch Unterstützung von PDF/A). Vertrauen Sie auf Software, die speziell für diese Zwecke entwickelt wurde.
Fristen und Löschregeln umsetzen
Dokumente dürfen nicht unbegrenzt gespeichert bleiben. Ein funktionierendes Löschkonzept sorgt dafür, dass Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist DSGVO-konform und unwiderruflich entfernt werden – und schützt so vor unnötigen Risiken und Datenansammlungen.
Was hat PDF/A, GoBD und Datensicherung damit zu tun? Wichtige Begriffe und ihre Bedeutung
Um das Thema Revisionssicherheit vollständig zu verstehen, sind einige wichtige Konzepte und Standards von zentraler Bedeutung:
PDF/A ist das empfohlene Format zur Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Es garantiert die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit von Dateien auch über viele Jahre hinweg, indem es alle notwendigen Informationen (Schriften, Bilder, etc.) in der Datei selbst speichert.
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln konkret die Anforderungen an die digitale Buchführung in Deutschland. Sie definieren die rechtsverbindliche Grundlage für eine revisionssichere Archivierung steuerrelevanter Daten. Mehr über GoBD erfahren
Datensicherung (Backup) ≠ Revisionssicherheit: BBackups schützen zwar vor Datenverlust durch technische Defekte oder versehentliches Löschen, erfüllen aber nicht automatisch die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Dokumentation oder Unveränderbarkeit, die für eine revisionssichere Archivierung notwendig sind. Ein Backup ist ein Teil einer umfassenden Sicherungsstrategie, aber keine revisionssichere Archivierung im rechtlichen Sinne.
Digitalisierung als Grundlage
Die Revisionssicherheit beginnt oft schon beim Scannen. Papierdokumente, die dauerhaft digital ersetzt werden sollen, müssen rechtssicher digitalisiert werden – z. B. TR-RESISCAN-konform (Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr über TR-RESISCAN). Nur ein zertifizierter und nachvollziehbarer Scanprozess gewährleistet, dass die digitale Kopie als Originalersatz anerkannt wird.
Ein normgerechter Scanprozess lässt sich beispielsweise mit unserer Lösung SF Touch umsetzen. Die langfristige revisionssichere Archivierung übernimmt dann SF Archiv, unsere bewährte Softwarelösung speziell für öffentliche Verwaltungen und Unternehmen.
Wir bei Scanfabrik unterstützen Unternehmen und Verwaltungen seit über 20 Jahren dabei, ihre Dokumentenprozesse rechtssicher und effizient zu gestalten.
Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Revisionssicherheit
1. Was ist der Unterschied zwischen Datensicherung und revisionssicherer Archivierung?
Eine Datensicherung (Backup) dient dem Schutz vor Datenverlust und der Wiederherstellung von IT-Systemen. Revisionssichere Archivierung hingegen gewährleistet zusätzlich die Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und langfristige Lesbarkeit von Dokumenten über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
2. Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?
Alle steuerrechtlich und handelsrechtlich relevanten Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Buchungsbelege, Lieferscheine, Verträge, Personalakten, Kontoauszüge und jegliche Korrespondenz, die Geschäftsvorfälle betrifft. Auch Bauakten in der öffentlichen Verwaltung sind ein wichtiges Beispiel.
3. Was passiert, wenn meine Archivierung nicht revisionssicher ist?
Bei einer Prüfung (z.B. durch das Finanzamt oder interne Auditoren) kann eine nicht revisionssichere Archivierung zur Verwerfung der Buchführung, zur Schätzung von Besteuerungsgrundlagen oder zu hohem Reputationsverlust führen. Im schlimmsten Fall drohen finanzielle und rechtliche Konsequenzen.
4. Wie lange müssen Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Dokumentenart. Sie reichen in Deutschland von 6 Jahren (z.B. Handelsbriefe, E-Mails) bis zu 10 Jahren (z.B. Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse) für steuerrelevante Unterlagen. Für andere Dokumente, wie Baupläne, können es noch längere Zeiträume sein.
5. Benötige ich eine Verfahrensdokumentation für die revisionssichere Archivierung?
Ja, gemäß den GoBD ist eine detaillierte Verfahrensdokumentation, die den gesamten Prozess der Belegverarbeitung und Archivierung beschreibt, verpflichtend. Sie muss nachvollziehbar darlegen, wie die Anforderungen an die Revisionssicherheit und die Datenintegrität gewährleistet werden.
Sprechen Sie jetzt mit unseren Experten – Wir beraten Sie unverbindlich zu Ihren spezifischen Anforderungen und zeigen Ihnen, wie mit SF Touch und SF Archiv Ihr digitales Archiv gestalten.
