Warum Sie Ihre Altakten digitalisieren sollten – und welche Fehler Sie dabei vermeiden können
- Yvonne Sawatzki
- 2. Apr.
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 17. Apr.
Die Digitalisierung schreitet überall voran, doch in vielen Unternehmen und Kommunen stapeln sich immer noch Aktenordner, Papierdokumente und Posteingänge auf den Schreibtischen. Dabei kennt doch eigentlich schon jeder die Vorteile eines digitalen Büros: mehr Effizienz, niedrigere Kosten und eine erhebliche Zeitersparnis. Doch der Weg zum papierlosen Arbeiten bringt leider auch Herausforderungen. In diesem Artikel erfahren Sie, warum es sich lohnt, über den Schatten der analogen in die digitale Welt zu springen und welche Fehler Sie in den Weg der Digitalisierung vermeiden sollten.
Warum Altakten digitalisieren?
1. Effizienz steigern & Zeit sparen
Papierdokumente zu suchen, zu archivieren und weiterzuleiten kostet wertvolle Arbeitszeit. Digitalisierte Dokumente ermöglichen es, Informationen schnell zu finden und direkt zu bearbeiten. Besonders im Bereich des digitalen Posteingangs entfällt das physische Verteilen von Briefen – alle Dokumente sind sofort digital verfügbar.
2. Kosten senken
Druck-, Lager- und Archivierungskosten für Papierdokumente summieren sich über die Jahre. Durch digitale Lösungen entfallen nicht nur Materialkosten, sondern auch der Aufwand für manuelle Prozesse. Unternehmen und Verwaltungen können z.B. mit einem professionellen Scanservice signifikante Einsparungen erzielen.
3. Rechtssicherheit & Datenschutz
Papierdokumente sind anfällig für Verlust, Beschädigung oder unbefugten Zugriff. Durch eine digitale Archivierung mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen werden Dokumente revisionssicher und konform mit Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO gespeichert. Besonders beim Altakten digitalisieren spielt dies eine große Rolle, da alte Dokumente oft besonders sensible Informationen enthalten.
4. Flexibilität & Homeoffice-Fähigkeit
Die digitale Verfügbarkeit von Dokumenten erlaubt es Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Standort zu arbeiten. Gerade für Kommunen und KMUs, die zunehmend hybride Arbeitsmodelle einführen, ist dies ein entscheidender Vorteil.
Typische Fehler bei der Digitalisierung – und wie man sie vermeidet
1. Fehlende Strategie und unklare Ziele
Viele Unternehmen starten die Digitalisierung ohne klares Konzept. Welche Dokumente müssen digitalisiert werden? Wo und wie werden sie gespeichert? Eine fehlende Strategie führt zu ineffizienten Prozessen und erhöhten Kosten. Lösung: Definieren Sie klare Ziele und setzen Sie auf eine durchdachte Lösung, die zu Ihren Anforderungen passt.
2. Unstrukturierte Archivierung
Wer seine Dokumente einfach nur scannt und speichert, aber keine durchdachte Ablagestruktur hat, wird kaum von der Digitalisierung profitieren. Lösung: Nutzen Sie ein professionelles Dokumentenmanagement-System (DMS), das eine strukturierte Ablage und eine einfache Suchfunktion ermöglicht.
3. Keine Berücksichtigung von Compliance & Datenschutz
Besonders Kommunen und Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten, müssen gesetzliche Vorgaben einhalten. Wer Dokumente nicht revisionssicher archiviert oder Datenschutzrichtlinien missachtet, riskiert hohe Strafen. Lösung: Setzen Sie auf zertifizierte Lösungen und etablieren Sie klare Zugriffsrechte.
4. Fehlende Schulung der Mitarbeiter
Die beste Digitalisierungslösung bringt nichts, wenn Mitarbeitende nicht wissen, wie sie sie effektiv nutzen können. Lösung: Schulen Sie Ihr Team und sorgen Sie für eine einfache, intuitive Nutzung der neuen digitalen Prozesse.
So starten Sie mit der Digitalisierung
Der Einstieg in die Digitalisierung muss nicht kompliziert sein. Mit einer klaren Strategie und den richtigen Tools können Sie Ihre Prozesse effizient umstellen:
Altakten digitalisieren: Beginnen Sie mit der Digitalisierung Ihrer Bestandsdokumente durch einen professionellen Scanservice. So schaffen Sie Platz, sichern wichtige Unterlagen langfristig und machen sie digital durchsuchbar.
Digitaler Posteingang einführen: Automatisieren Sie Ihre tägliche Postverarbeitung, indem Briefe und Dokumente direkt gescannt und digital weitergeleitet werden. Dadurch sind sie sofort verfügbar und können nahtlos in digitale Workflows integriert werden.
Dokumentenmanagement nutzen: Setzen Sie auf ein DMS, das Ihnen hilft, Ihre digitalen Dokumente strukturiert abzulegen, wiederzufinden und sicher zu verwalten.
Mitarbeiter schulen: Machen Sie Ihr Team mit den neuen digitalen Prozessen vertraut, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten.
Fazit: Digitalisierung als Chance nutzen
Ob Unternehmen oder Kommune – die Digitalisierung von Dokumenten bietet eine Vielzahl von Vorteilen, von gesteigerter Effizienz bis hin zu rechtlicher Sicherheit. Wer jedoch unvorbereitet startet oder grundlegende Fehler macht, riskiert Ineffizienz und höhere Kosten. Mit einer durchdachten Strategie und professioneller Unterstützung gelingt der Umstieg in die digitale Welt reibungslos.
Machen Sie den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung und lassen Sie sich einfach von uns unverbindlich und kostenfrei beraten!